8.4. Передача дел в архив территориального органа, организации МЧС России

8.4.1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в Архив по сдаточным описям.

Описи представляются в электронном виде и два экземпляра на бумажном носителе, один из которых возвращается в структурное подразделение после соответствующего оформления.

Номер сдаточной описи присваивается Архивом по книге учета сдаточных описей (приложение N 39).

Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в Архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.4.2. Передача дел в Архив осуществляется по графику, составленному Архивом и структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, и утвержденному курирующим делопроизводство заместителем начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.

8.4.3. Прием дел производится сотрудником Архива в присутствии ответственного за делопроизводство сотрудника структурного подразделения, сдающего дела. Во время приема-передачи дел проверяется правильность их формирования и оформления, все выявленные при проверке недостатки устраняются сотрудником структурного подразделения.

8.4.4. При приеме-передаче дел в графе "Примечание" сдаточной описи против каждого дела, включенного в нее, сотрудником Архива делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра сдаточной описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в Архив дел.

8.4.5. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные журналы и картотеки на документы, программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

8.4.6. После передачи дел в Архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений в номенклатуре дел (в графе "Примечание") проставляются отметки о сдаче дел в Архив с указанием номера и даты описи.