14.4.4. Лист фонда

14.4.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

14.4.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива таможенного органа.

14.4.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название таможенного органа, в архиве которого он хранится.

14.4.4.4. В графе "Дата первого поступления документов фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив таможенного органа; для объединенного архивного фонда - дата первого поступления или дата его создания в архиве таможенного органа.

14.4.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования таможенного органа под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных таможенных органов или таможенных органов, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одного из них и дата ликвидации последнего. Если таможенный орган продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

14.4.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность таможенного органа-фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех таможенных органов-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности таможенного органа-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив таможенного органа документов фонда.

14.4.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, составленные на основе описей структурных подразделений, указывается в разделе 2 "Учет описанных документов" в графах 11 - 14, а в графах 6 - 9 указывается количество выбывших дел, значившихся в описях структурных подразделений.

14.4.4.8. Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка "см. продолжение N...", на последующем - "продолжение N...".

14.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

14.4.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.