XIV. Хранение документов и учетных регистров

Порядок хранения журналов-ордеров, вспомогательных к ним ведомостей и первичных документов должен обеспечить возможность быстрого нахождения документов по каждой записи в учетных регистрах.

Бухгалтерский архив при журнально-ордерной форме счетоводства должен храниться в следующем порядке.

Первичные бухгалтерские документы хранятся отдельно от журналов-ордеров или ведомостей аналитического учета. Каждая партия документов текущего месяца, относящаяся к какому-либо одному журналу-ордеру или к одной ведомости, формируется отдельно. При этом внутри папки документы подшиваются в порядке последовательности записей в журнале-ордере или в ведомости. К каждой группе документов, относящейся к отдельному журналу-ордеру или ведомости, должна прилагаться справка для архивного хранения, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с N __ по N __ включительно) и количество листов.

На папках приводятся наименование предприятия или организации, название и порядковый номер папки (дела) с начала года, отчетный период (год, месяц), номер журнала-ордера или ведомости, количество листов в папке (деле).

Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого из них. При этом журналы-ордера N 10 и N 10/1 хранятся в одной папке.

Ведомости аналитического учета хранятся в следующем порядке:

ведомость N 3 хранится вместе с журналом-ордером N 4-а;

остальные ведомости (кроме ведомостей N N 1, 2 и 4) - в папках, открываемых на год отдельно для каждой из них. При этом ведомость N 10 хранится с ведомостью N 11, ведомость N 17-сн с ведомостью N 17-а-сн и ведомость N 18 с ведомостью N 18/1.

Ведомость N 14 хранится при журналах-ордерах N 10 и N 10/1.

Карточки по учету расчетов с дебиторами и кредиторами хранятся в отдельных папках.

Листки-расшифровки хранятся вместе с документами, относящимися к журналам-ордерам или вспомогательным ведомостям, в которых производились записи на основе этих документов или листков-расшифровок.

Расчетные ведомости по зарплате хранятся в отдельной папке по месяцам или в целом за год, в зависимости от количества ведомостей.

Папки для хранения журналов-ордеров и ведомостей следует изготовлять по формату последних, с внутренними корешками в них (в виде узких полосок). К каждому корешку приклеивается бланк журнала или ведомости в хронологической последовательности (месяцев, N N цехов и т.п.).

Если по какому-либо журналу-ордеру или ведомости число первичных документов незначительно, хранение каждой партии этих документов производится в годовых папках. При этом документы одного месяца отделяются от документов другого месяца разделителями (прокладками).