Приложение N 12. Требования к бланку протокола заседания Коллегии и оформлению реквизитов протокола. Требования к оформлению протоколов заседаний (совещаний)

Приложение N 12

к Правилам внутреннего документооборота

в Евразийской экономической комиссии

ТРЕБОВАНИЯ

К БЛАНКУ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ И ОФОРМЛЕНИЮ

РЕКВИЗИТОВ ПРОТОКОЛА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛОВ

ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)

1. Протокол заседания Коллегии оформляется на бланке, изготовленном по установленной Правилами внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии форме (прилагается).

2. Бланк протокола заседания Коллегии изготавливается на листе бумаги формата A4 со следующими параметрами текстового поля страницы: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

3. Бланк протокола заседания Коллегии имеет следующие реквизиты:

1) изображение флагов. Цветные изображения государственных флагов государств-членов помещаются по верхней границе текстового поля по центру страницы в границах текстового поля. Размеры комплексного графического объекта - 17 x 100 мм;

2) наименование Комиссии. Наименование Комиссии - "ЕВРАЗИЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ" - печатается с выравниванием по центру страницы на расстоянии 2 интервалов от изображения государственных флагов прописными буквами полужирным шрифтом размера N 16 синего цвета (с параметрами в текстовом редакторе Microsoft Word - RGB: 6-25-162).

На расстоянии 5 мм от нижней линии строки с наименованием Комиссии в границах текстового поля проставляется сплошная черта синего цвета (с параметрами в текстовом редакторе Microsoft Word - RGB: 6-25-162) толщиной 2,5 пт;

3) наименование вида документа. Наименование вида документа - "Протокол заседания Коллегии" - печатается в 2 строки без абзацного отступа с выравниванием по центру страницы (слово "ПРОТОКОЛ" - прописными буквами) ниже синей черты на расстоянии 15 мм (или отделяется от наименования Комиссии 2 междустрочными интервалами) полужирным шрифтом размера N 14. Вторая строка реквизита отделяется от первой строки 1,5 междустрочного интервала;

4) дата, номер протокола и место проведения заседания. Отметки для реквизитов проставления даты и регистрационного номера отделяются от предыдущего реквизита 1 междустрочным интервалом и печатаются на одной строке шрифтом размера N 14. При этом отметка для проставления даты ("от "__" ______ 20__ г.") выравнивается по левой границе текста (без абзацного отступа), отметка для проставления регистрационного номера обозначается знаком "N" и выравнивается по правой границе текстового поля.

Отметка для указания места проведения заседания включает в себя сокращенное наименование типа населенного пункта ("г." - город и др.) и место для указания названия населенного пункта и печатается на следующей строке по центру страницы шрифтом размера N 14.

4. При подготовке протокола заседания Коллегии к печати на бланке соблюдаются общие требования к оформлению документов (приложение N 4) с учетом следующих особенностей оформления отдельных реквизитов:

1) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом. Например: "7 декабря 2012 г.";

2) номер протокола представляет собой порядковый номер заседания Коллегии в пределах календарного года;

3) место проведения заседания содержит полное название населенного пункта;

4) данные о председательствующем на заседании отделяются от реквизита "место проведения заседания" 3 - 4 междустрочными интервалами, печатаются без абзацного отступа с выравниванием по центру страницы полужирным шрифтом размера N 14 в 3 строки через междустрочный интервал с множителем 1,3.

В случае если на заседании Коллегии председательствовал Председатель Коллегии, в составе реквизита указывается:

Председательствовал

Председатель Коллегии Евразийской экономической комиссии

В.Б. Христенко

В случае если на заседании Коллегии председательствовал временно исполняющий обязанности Председателя Коллегии, в составе реквизита указывается:

Председательствовала

врио Председателя Коллегии Евразийской экономической комиссии

Т.Д. Валовая

По нижней линии строки с инициалами и фамилией председательствующего в границах текстового поля проставляется сплошная черта черного цвета толщиной 1,5 пт;

5) текст протокола заседания состоит из 2 частей - вводной и основной.

В вводной части, печатаемой под чертой, приводятся сведения о присутствовавших на заседании, озаглавливаемые словом "Присутствовали:".

Сведения о присутствовавших на заседании Коллегии печатаются с форматированием в 2 колонки с расстоянием между ними 10 мм через междустрочный интервал с множителем 1,3. Должности присутствовавших приводятся в левой колонке, инициалы и фамилии присутствовавших - в правой. Не допускается отрывать инициалы имени и отчества от фамилии и переносить их на другую строку или страницу.

Все реквизиты вводной части печатаются без абзацных отступов шрифтом размера N 14 через междустрочный интервал с множителем 1,3.

В основной части протокола заседания, печатаемой по общему правилу со второй страницы, приводятся:

наименование рассматриваемого вопроса (краткое описание содержания вопроса);

фамилии выступивших при обсуждении данного вопроса членов Коллегии, руководителей структурных подразделений Комиссии;

решение относительно информации, представленной в качестве основания принятия решения, формулируемое словами "принять к сведению...";

решение членов Коллегии, вынесенное на голосование;

итоги голосования.

Наименование рассматриваемого вопроса печатается полужирным шрифтом размера N 15 без абзацного отступа, нумеруется римской цифрой и выравнивается по центру страницы. Наименование рассматриваемого вопроса начинается с предлога "О" ("Об"). Точка в конце наименования не ставится. Например:

I. О внесении изменений в отдельные решения

Комиссии Таможенного союза в отношении временно ввозимых

культурных ценностей

По нижней линии последней строки наименования вопроса в границах текстового поля проставляется сплошная черта черного цвета толщиной 1,5 пт, под которой в скобках приводятся фамилии выступивших по данному вопросу. Фамилии указываются в порядке очередности выступления, последней указывается фамилия председательствующего на заседании.

Решение относительно информации, представленной в качестве основания принятия решения, и решение членов Коллегии разделяются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами, печатаются шрифтом размера N 14 с абзацным отступом 12,5 мм и выравниваются по левой и правой границам текстового поля.

Итоги голосования, отражающие количество голосовавших за принятие решения, против принятия решения и воздержавшихся от голосования, приводятся через 2 междустрочных интервала от последней строки пункта с решением членов Коллегии, вынесенным на заседание. Точка в конце строки с итогами голосования не ставится. Реквизит печатается шрифтом размера N 14 без абзацного отступа. Например:

Итоги голосования: "за" - 6, "против" - 0, "воздержалось" - 0

Наименование следующего вопроса заседания отделяется от строки с итогами голосования по предыдущему вопросу 2 - 3 интервалами.

Реквизит подписи председательствующего на заседании отделяется от последней строки с итогами голосования 3 интервалами и состоит из следующих элементов:

В случае председательствования на заседании Коллегии временно исполняющего обязанности Председателя Коллегии реквизит подписи состоит из следующих элементов:

Реквизиты подписи оформляются с соблюдением общих требований к оформлению документов.

5. При оформлении протоколов заседаний коллегиальных (совещательных, координационных, консультативных, экспертных и т.п.) органов, совещаний в структурных подразделениях Комиссии составители могут руководствоваться требованиями, установленными для оформления протокола заседания Коллегии, с учетом следующих рекомендаций.

Протоколы заседаний (совещаний) могут составляться в полной или краткой форме. При составлении протокола в краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

В случае если количество присутствовавших превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

В случае если в заседании принимают участие представители органов государственной власти, международных, научных и иных организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, которая представляет собой перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений излагается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается".

Текст принятого решения в протоколе излагается в полном объеме. При необходимости приводятся итоги голосования.

В случае если участник заседания высказал особое мнение по рассматриваемому вопросу, оно фиксируется в протоколе после соответствующего решения.

Текст протокола, составленного в краткой форме, как правило, состоит из 2 частей.

В вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля с красной строки, подчеркивается, после слова ставится двоеточие.

С красной строки указываются наименования должностей, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Например:

Многострочные наименования должностей присутствовавших указываются через 1 междустрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

6. Протоколы согласительных совещаний готовятся структурными подразделениями Комиссии с учетом указанных в настоящем приложении требований и рекомендаций и регистрации не подлежат.