5.6. Докладные и служебные записки, справки

5.6.1. Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй излагают выводы и предложения.

5.6.2. Служебная записка - документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей).

5.6.3. Справка - документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные.

Служебные справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) подразделения ГПС, организации системы МЧС России (при необходимости - главным бухгалтером), заверяются гербовой печатью. Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок, который включается в номенклатуру дел.