Регистрация и рассылка распорядительных документов

5.1.47. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в том числе и распорядительных документов с отметкой "Для служебного пользования".

Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

5.1.48. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.

5.1.49. Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу воинских частей и организаций в соответствии с указателем рассылки. Ответственность за составление указателя рассылки возлагается на исполнителя документа.

5.1.50. Распорядительные документы допускается доводить в электронном виде при условии сканирования и сохранения документов в графическом формате (JPG, BMP, TIF). При невозможности выполнения этих условий отправка распорядительного документа с помощью факсимильной связи или по электронной почте возможна только для решения оперативных вопросов с последующим направлением указанного документа на бумажном носителе.

5.1.51. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа.

Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова "приказ" справа должно быть написано слово "ВЫПИСКА". В конце выписки (после реквизита "подпись") проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

5.1.52. Копии распорядительных документов (кроме распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и по личному составу) рассылаются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.

5.1.53. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

5.1.54. Проекты приказов, издаваемых территориальным органом МЧС России совместно с другой организацией (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), с указанием наименований территориального органа и организации.

Наименования территориального органа и организации печатается прописными буквами центровано относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.

Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом "п р и к а з ы в а е м".

Подписи руководителей территориального органа и организации располагаются ниже текста на одном уровне в порядке наименования этих органов на первом листе документа (приложение N 24).

5.1.55. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориального органа и другой организации (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.

5.1.56. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.

5.1.57. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, другой организацией возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию.

5.1.58. В случае, если территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.

5.1.59. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другой организации - авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.