Особенности формирования некоторых категорий дел

11.2.9. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам (по основной деятельности, по личному составу, о командировании), как имеющие разные сроки хранения. Внутри дела распорядительные документы располагаются сверху вниз по номерам.

11.2.10. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их формируют в самостоятельные дела по видам документов.

11.2.11. Протоколы заседаний группируются в дела по авторскому признаку (коллегии, совещаний у начальника территориального органа, организации системы МЧС России, комиссий и др.), внутри дела они располагаются сверху вниз по датам заседаний. Документы к протоколам (доклады, решения, списки приглашенных, повестки дня) подшиваются вместе с соответствующим протоколом. Документы, подготовленные для проведения заседаний (проекты решений, повесток дня; справки, графики и др.), формируются в отдельное дело.

11.2.12. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по авторскому признаку (например, поручения начальника регионального центра МЧС России). Внутри дела поручения располагаются сверху вниз по датам их поступления. Документы по исполнению поручения подшиваются вместе с ним, при этом первым подшивается само поручение, а затем все документы по его исполнению в хронологическом порядке.

11.2.13. Переписка группируется по направлениям деятельности в пределах календарного года, систематизируется в хронологической последовательности по дате регистрации исходящего документа или дате отметки об исполнении на входящем документе; документ-ответ помещается за документом-запросом.

11.2.14. Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела в хронологическом порядке или в алфавитном порядке фамилий заявителей. Повторные обращения объединяются с предыдущей перепиской.

Предложения, заявления и жалобы граждан, содержащие сведения о недостатках, злоупотреблении, коррупции в системе МЧС России группируются в самостоятельные дела, отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

11.2.15. Документы в личных делах государственных гражданских служащих располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Личные дела сотрудников ГПС и военнослужащих формируются в соответствии с требованиями распорядительных документов МВД России и Минобороны России соответственно.

11.2.16. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий сотрудников.

11.2.17. Личные карточки уволенных сотрудников изымаются из картотеки учета работающих сотрудников и в конце года формируются в дело по алфавиту фамилий.