11.2. Формирование дел

11.2.1. Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.2. Дела формируются как в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, так и в других структурных подразделениях.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.

11.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. При этом в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются лицом, проставляющим регистрационный номер на документе), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списания документа "в дело" с указанием номера дела;

группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: личные дела, судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни и другие переходящие дела (книги учета, журналы регистрации и т.д.).

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

помещать в дела телеграммы и факсограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме тех, подлинники которых отсутствуют).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. В исключительных случаях, если документ превышает 250 листов, разрешается превысить указанный объем.

11.2.4. Запрещается подшивать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

11.2.5. Внутри дела документы располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.

11.2.6. Утвержденные документы группируются отдельно от проектов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и др. формируются в дела того года, к которому относятся. Проекты этих документов формируются в делах года разработки.

11.2.7. Если документы, относящиеся к решению одного вопроса, датированы разными годами, то весь комплекс документов следует формировать в делах календарного года начала переписки.

Например, если документ-запрос поступил в 2005 году, а документ-ответ зарегистрирован в 2006 году, то оба документа подшиваются в дело за 2005 год.

11.2.8. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов, как правило, составляют отдельный том, о чем на документе делается отметка: "Приложение к приказу подшито в дело N ...".