80. Формирование и оформление дел

80. Формирование и оформление дел.

80.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Законченные в делопроизводстве документы формируются в дела работником структурного подразделения, ответственным за делопроизводство.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и повторные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Объем дела не должен превышать 250 листов.

80.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). При формировании дела документ-ответ подшивается за документом-запросом. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты и документы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2005 год должны быть отнесены к делам 2005 года, даже если они составлены в 2006 году).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

80.3. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка к хранению. Оформление дел проводится работниками подразделения делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива СЭУ.

80.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

80.5. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются следующие реквизиты: наименование СЭУ, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты оформляются следующим образом:

- наименование СЭУ указывается полностью в именительном падеже, далее в скобках - официально принятое сокращенное наименование;

- наименование структурного подразделения (в соответствии с утвержденной структурой);

- индекс дела - по сводной номенклатуре СЭУ;

- заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры СЭУ;

- дата дела - указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации, составления самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается общее количество листов в данном деле, а также особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве СЭУ только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива субъекта Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, и кодов СЭУ по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

80.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16). Внутренняя опись документов дел составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается по верхнему краю к внутренней стороне лицевой обложки дела.

80.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела помещается бланк листа-заверителя, а в начале дела при необходимости - бланк внутренней описи.

80.8. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить их пересистематизацию, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.