81. Организация оперативного хранения документов

81. Организация оперативного хранения документов.

С момента заведения и до передачи в архив СЭУ дела хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в служебных помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На обложках дел указываются номенклатурные индексы, заголовки дел, номера томов, календарный год.

Завершенные в делопроизводстве и оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив СЭУ в установленном порядке.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя СЭУ. Выдача дел работникам структурных подразделений осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматривается графа для росписей в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одной недели. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Снятие копий с документов, подшитых в дела, производится только по разрешению руководителя подразделения делопроизводства.