82. Экспертиза ценности документов

82. Экспертиза ценности документов.

82.1. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

82.2. Экспертиза ценности документов в СЭУ проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив СЭУ.

82.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в СЭУ создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

82.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом СЭУ.

В своей работе ЭК руководствуется приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 12.04.2000 N 127 "Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии Министерства юстиции Российской Федерации" <*>.

--------------------------------

<*> Документ опубликован не был.

82.5. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях СЭУ их руководителями и работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив СЭУ; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения и выделение дел для уничтожения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел СЭУ путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделение дел для уничтожения только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов.

При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

82.6. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в делопроизводстве в 2004 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2010 г.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего СЭУ. Если в актах указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется в соответствии с п. 71 Инструкции.