83.Составление и оформление описей и актов о выделении дел к уничтожению

83. Составление и оформление описей и актов о выделении дел к уничтожению.

83.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.

83.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

83.3. В каждом экспертном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива СЭУ. По этим описям документы сдаются в архив СЭУ.

Описи дел постоянного хранения, подготовленные экспертными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел СЭУ, которую готовит архив СЭУ и по которой он сдает дела постоянного хранения на государственное хранение в архив субъекта Российской Федерации.

83.4. Описи дел экспертных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив СЭУ через два года после завершения дел в делопроизводстве.

В описи дел экспертных подразделений должны быть отражены следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел экспертного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем подразделения делопроизводства и утверждается руководителем экспертного подразделения.

Опись дел экспертного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив СЭУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в экспертном подразделении.

83.5. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 17).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем СЭУ только после согласования с ЭПК архива субъекта Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого СЭУ имеет право уничтожить дела, включенные в эти акты, в соответствии с установленным порядком.