20. Отправка исходящей корреспонденции

20. Отправка исходящей корреспонденции.

20.1. Документы отправляются заказной почтой. На конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

Подготовка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

20.2. Заказные письма и бандероли сдаются в почтовое отделение по реестру, который составляется в трех экземплярах для отправки по России и в четырех - для отправки за границу. В нем указываются номера документов, дата отправки, адресат, адрес, род отправлений, вес, стоимость отправки. После возвращения из почтового отделения один экземпляр реестра с отметками об отправке передается в бухгалтерию, второй - подшивается в дело в подразделении делопроизводства.

20.3. Документы массовой рассылки направляются адресатам в соответствии с указателем, составленным в структурном подразделении, подписанным его руководителем и утвержденным заместителем руководителя СЭУ. Указатель рассылки хранится в подразделении делопроизводства. В нем делается отметка о дате отправки документов.

20.4. Ответы на поступившие в СЭУ запросы могут быть вручены авторам запросов и их представителям по доверенности. В этом случае лицо, получающее ответ на запрос, расписывается в получении на копии ответа. Кроме подписи на копии ответа указывается: дата получения; фамилия, имя, отчество; номер и дата выдачи служебного удостоверения или паспорта лица, получившего ответ. Копия доверенности на получение документов подшивается в дело вместе с копией ответа.