8. Организационно-распорядительные документы

8. Организационно-распорядительные документы.

8.1. В соответствии с уставом СЭУ в пределах своих полномочий издает приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу. В соответствии с распределением обязанностей приказы и распоряжения могут подписывать руководитель СЭУ или его заместители.

8.2. Приказы по основной деятельности оформляются подразделением делопроизводства либо иными структурными подразделениями по поручению руководителя СЭУ или его заместителей.

Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, предоставлении отпусков, поощрении, командировании работников, наложении взысканий) оформляются кадровым подразделением (работником, выполняющим указанные функции).

Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по личному составу.

8.3. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

8.4. Если приказ (распоряжение) издается в дополнение к ранее изданным приказам (распоряжениям), изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами "Признать утратившим силу...".

8.5. Обязательным реквизитом приказа (распоряжения) является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа (распоряжения) и отвечать на вопрос "О чем?".

Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Шрифт заголовка - полужирный, Times New Roman, размер N 14.

Например:

Об организации приема и предварительной

подготовки документов для включения в государственный

реестр экспертов-техников

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов (распоряжений) завершается словом: "п р и к а з ы в а ю" (в приказах) или "п р е д л а г а ю" и "о б я з ы в а ю" (в распоряжениях), которые печатаются вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова "п р и к а з ы в а ю" (в приказах) или "п р е д л а г а ю" и "о б я з ы в а ю" (в распоряжениях) не печатаются.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных до характеру действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия заведующего с инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается разрыв дат, знака "N" и самого номера, фамилии и инициалов при переносе их на другую строку текста приказа.

При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка.

В последнем пункте документа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа или распоряжения.

В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), которые должны быть ознакомлены с приказом, перечисляются в указателе рассылки.

Оформление дат в приказах (распоряжениях).

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год; день месяца и месяц - обозначается двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 05.11.2003

При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений) на них делаются ссылки.

На приложениях в правом верхнем углу первого листа помещается следующий текст:

или:

или:

При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом используется знак "N".

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на последнем листе приложения.

До подписания распорядительных документов руководителем СЭУ они должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются, а также заместителем руководителя СЭУ, курирующим данное направление.

Реквизит "Согласование" включает в себя личную подпись (визу) согласующего, ее расшифровку с указанием инициалов и фамилии, дату визирования.

Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа (приложение N 3).

Замечания к тексту приказа излагаются на отдельном листе, рядом с визой делается пометка "Замечания прилагаются".

Визы располагаются одна под другой по иерархии должностей в алфавитном порядке.

На обороте последнего листа первого экземпляра документа ниже виз указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя и ставится его подпись.

В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз.

После подписания приказа (распоряжения) не допускается его правка, внесение изменений или дополнений в текст возможны только изданием нового приказа.

Приказ (распоряжение) вступает в юридическую силу при наличии в нем всех обязательных реквизитов.

8.6. Оформление положений, правил и инструкций.

Положения, правила и инструкции утверждаются приказами СЭУ и оформляются в виде приложений к ним.

Оформление проекта положения, правил, инструкции осуществляется в соответствии с порядком, предусмотренным пп. 5 п. 8. Инструкции в части, касающейся оформления приложений к приказу, распоряжению.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Сквозная нумерация пунктов и подпунктов оформляется арабскими цифрами.