9. Служебные письма

9. Служебные письма.

9.1. Служебные письма оформляются на бланках СЭУ (приложение N 4).

Сроки подготовки ответов устанавливаются резолюцией руководителя СЭУ или его заместителя на основании нормативов.

9.2. Служебные письма оформляются в соответствии с Инструкцией и подписываются руководителем СЭУ или заместителями.

9.3. Реквизиты служебных писем:

9.3.1. Сведения об адресате печатаются от центра текстового поля тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В реквизите "Адресат" указываются: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя, полный почтовый адрес, кроме писем, направляемых в адрес Минюста России или СЭУ. Адреса СЭУ при отправке писем указываются на конвертах.

При направлении служебного письма в организацию или в структурное подразделение организации их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании служебного письма конкретному должностному лицу наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Тексты служебных писем печатаются через 1 межстрочный интервал, размер шрифта N 14.

Полуторным (1,5) межстрочным интервалом отделяются от наименования должности инициалы и фамилия адресата, а также инициалы и фамилия от адреса, например:

Если служебное письмо адресуется гражданину, то сначала следует указывать его инициалы и фамилию, затем почтовый адрес, например:

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Одно служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго и других адресатов не указывается. Каждый экземпляр служебного письма, направляемый в четыре адреса, является оригиналом и должен быть подписан отдельно.

При направлении служебного письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, а на каждом служебном письме указывается только один адресат. Указатель рассылки визируется руководителем структурного подразделения СЭУ и отправляется подразделением делопроизводства.

Например:

Указатель рассылки письма от 22.04.2005 N 01-126

1. Брянская лаборатория судебной экспертизы

2. Владимирская лаборатория судебной экспертизы

3. Дагестанская лаборатория судебной экспертизы

4. Калужская лаборатория судебной экспертизы

5. Курская лаборатория судебной экспертизы

Всего экземпляров - 5

Исполнитель - (Ф.И.О. в именительном падеже), тел.: 123-95-21

Зав. структурным подразделением - (Ф.И.О. в имен. падеже) (подпись)

9.3.2. Заголовок служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков.

9.3.3. Текст служебного письма отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формировать их тексты в соответствии со следующими критериями:

- конкретность адресата;

- официальность, строгое соблюдение субординации;

- целесообразность и лаконичность формулировок и употребления терминов, исключается их двойное толкование и неоправданное применение;

- логическое и концептуальное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

- корректность, эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись руководителю СЭУ и его заместителю, а также тексты служебных писем массовой рассылки подлежат обязательному редактированию в подразделении делопроизводства.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

а) официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком).

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

"Уважаемый (имя и отчество)!"

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

"Уважаемые коллеги!"

"Уважаемые господа!"

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используется следующая форма обращения:

"Уважаемый господин (фамилия)!"

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

"Уважаемый господин директор!"

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

"(имя и отчество)!"

"Коллеги!"

Обращение к адресату располагается на два, три межстрочных интервала ниже реквизита "заголовок".

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

"Уважаемый (имя и отчество), информирую Вас о ..."

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений;

б) вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие;

в) основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

г) заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица СЭУ.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом СЭУ.

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: "в государственном учреждении (наименование) региональный центр судебной экспертизы Министерства юстиции Российской Федерации рассмотрено", "собрание трудового коллектива решило", "информируем....", "сообщаем.....", "просим направить....", "предлагаем рассмотреть.....", "полагаем целесообразным" и т.п.

9.3.4. Приложение. Информация о приложении в служебном письме отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

9.3.5. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

При оформлении письма на бланке с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации указывается должность, инициалы и фамилия, например:

или

Если руководитель СЭУ отсутствует, документ подписывает исполняющий его обязанности или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, инициалы и фамилия. Не допускается помещать предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

9.3.6. Если письмо является ответом на поручение или запрос, то в нем обязательно делается ссылка на номер документа, которым поручение или запрос были направлены. При оформлении ответа на бланке ссылка печатается непосредственно на реквизите бланка "На N...", а также в начале текста документа:

В соответствии с Вашим поручением от 15.05.2005 N 04-176...

Рассмотрев Ваше письмо от 19.11.2004 N 1314/1...

9.3.7. Второй экземпляр служебного письма визируется на лицевой стороне последнего листа документа внизу руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

9.3.8. Финансовые служебные письма (например, гарантийные письма, доверенности и др.) заверяются, как правило, двумя подписями - руководителя СЭУ или его заместителя и главного бухгалтера и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

9.3.9. Отметка об исполнителе служебного письма помещается в левом нижнем углу лицевой (при отправке факсимильной связью) или оборотной стороны последнего листа подлинника документа, размер шрифта 12. Указываются инициалы, фамилия исполнителя, его служебный телефон, например:

исп. - (Ф.И.О. в именительном падеже)

тел.: 970-70-07