Регистрация обращения

64. Основанием для начала административной процедуры по регистрации обращения подозреваемых, обвиняемых и осужденных является принятое и обработанное работниками служб делопроизводства учреждений и органов УИС обращение.

65. Все обращения подозреваемых, обвиняемых и осужденных, поступившие в учреждение и орган УИС, подлежат обязательной регистрации.

66. Регистрация обращений, изложенных письменно и адресованных администрации учреждения УИС, осуществляется сотрудниками служб делопроизводства или отделов специального учета учреждений УИС, которые несут персональную ответственность за своевременность регистрации (в течение 3-х дней), и ежегодно начинается с первого номера.

Регистрация письменных обращений подозреваемых, обвиняемых или осужденных производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу и фиксации в учетной документации (журнале учета предложений, заявлений и жалоб) кратких сведений о нем (приложение N 4 к Административному регламенту).

67. Письменные обращения подозреваемых, обвиняемых или осужденных, поступившие в учреждение или орган УИС из органов и учреждений, указанных в п. 16 и п. 22 Административного регламента, подлежат обязательной регистрации по месту получения в течение трех дней с момента поступления.

68. Обращения подозреваемых, обвиняемых или осужденных регистрируются в электронной базе данных, при этом оформляется электронная карточка, в которой указываются регистрационный номер (состоит из порядкового номера и года, например, 1328/2010), фамилия, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес заявителя, краткое содержание, дата поступления, наименование должностного лица или подразделения учреждения и органа УИС, либо наименование органа государственной власти Российской Федерации, органа местного самоуправления, в которые обращение было направлено из учреждения УИС для рассмотрения.

69. Работники служб делопроизводства учреждений и органов УИС проверяют обращения подозреваемых, обвиняемых и осужденных на повторность.

Повторными считаются обращения подозреваемых, обвиняемых и осужденных, поступившие в учреждение и орган УИС от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом (полученным результатом) по первоначальному заявлению;

если со времени подачи первого обращения гражданина истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителем не получен.

Обращения подозреваемых, обвиняемых и осужденных по разным вопросам повторными не считаются.

70. Второй и последующие экземпляры одного и того же обращения, направленные подозреваемыми, обвиняемыми и осужденными в различные органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления или их должностным лицам (далее - дубликатное обращение) и переадресованные этими органами и должностными лицами в учреждения и органы УИС, регистрируются за самостоятельными номерами и приобщаются к ранее поступившим обращениям.

71. При журнальной системе учета обращений подозреваемых, обвиняемых и осужденных регистрация производится по журналу учета предложений, заявлений и жалоб (приложение N 4 к Административному регламенту), при этом регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера по учету, например: В-17, К-58, Р-31 и т.д.

72. Порядковый регистрационный номер, дата поступления и количество листов обращения подозреваемого, обвиняемого и осужденного и приложений к нему проставляются на свободном от текста месте, на первом листе обращения, а на поступившем из органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных организаций - на сопроводительном документе или поручении.