11. Порядок регистрации, учета и оформления документации письменных обращений граждан

Прием и регистрация письменных обращений граждан осуществляется сотрудниками общего отдела ФОМС в базе данных "Канцелярия".

Все письменные обращения регистрируются в 3-дневный срок с момента поступления. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

На письменном обращении проставляется регистрационный штамп, дата регистрации и регистрационный номер, кроме того, в общем отделе каждое обращение регистрируется в регистрационной карточке учета, которая при сохранении документа автоматически формируется в базе данных "Обращения граждан" после внесения в регистрационную карточку резолюции руководителя ФОМС и назначения ответственного исполнителя (руководителя структурного подразделения).

Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством для письменных обращений.

Письменное обращение направляется председателю (заместителю председателя) ФОМС для предварительного рассмотрения по компетенции обращения и наложения резолюции по обращению.

По каждому обращению председателем или заместителем председателя ФОМС не позднее чем в трехдневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии обращения к рассмотрению,

- о направлении обращения по принадлежности в другое учреждение, если вопросы, поднятые в нем, не относятся к компетенции ФОМС,

- об оставлении обращения без рассмотрения на основании требований п. 10 настоящего Административного регламента.

После предварительного рассмотрения обращения граждан с резолюцией председателя (заместителя председателя) ФОМС направляются в структурные подразделения ФОМС по компетенции для детального рассмотрения по существу поставленных вопросов и подготовке ответа заявителю.

Начальник структурного подразделения ФОМС, ответственного за рассмотрение обращения граждан, в трехдневный срок с момента регистрации обращений граждан назначает исполнителя для подготовки ответа заявителю.

Ответственный в структурном подразделении за ведение базы данных "Обращения граждан" в регистрационной карточке вносит информацию о заявителе и резолюцию с назначенным исполнителем для подготовки ответа заявителю.

Исполнитель, получивший поручение для рассмотрения обращения, обязан принимать меры к своевременной и полной его проверке, подготовке ответа, выявлению причин его подачи, принимает меры к устранению этих причин в сроки, определенные действующим законодательством, а также проверяет правильность заполнения граф в регистрационной карточке.

Ответ на обращение готовится на бланке ФОМС и регистрируется в общем отделе.

Обращения граждан считаются рассмотренными, если по всем вопросам приняты необходимые меры либо даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

По результатам окончательного рассмотрения обращения в регистрационную карточку учета базы данных "Обращения граждан" заносятся сведения о заявителе и рассмотренном обращении, указания об исполнителе, сроке исполнения, о характере обращения, причинах, проставляется дата отправления ответа заявителю. На тексте обращений надписи не делаются.

Обращения граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их обращением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой и хранятся в архиве в течение 5 лет.

Делопроизводство по обращениям граждан ведется сотрудниками общего отдела ФОМС и сотрудниками структурных подразделений ФОМС, ответственными за работу с обращениями граждан.

Управление информационно-аналитических технологий обеспечивает администрирование и сопровождение программного обеспечения базы данных "Обращения граждан".