9. Учет пробирных работ

9.1. Учет пробирных работ осуществляется на основании данных первичных учетных документов: квитанций по формам N N 2, 3, 4 (Приложения N N 3, 4, 5). Эти данные вносятся работником госинспекции в книгу согласно форме N 7 (Приложение N 8) по разделам:

а)золото;

б)серебро;

в) платина и палладий.

При ведении книг учета вручную книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны печатью и подписаны начальником (заместителем) госинспекции.

При учете пробирных работ с применением электронно-вычислительной техники с использованием программных средств по окончании календарного месяца (года) реестры учета пробирных работ распечатываются, листы реестров нумеруются, прошиваются, визируются заместителем начальника/главным пробирером, подписываются начальником госинспекции или лицом, его замещающим, и закрепляются печатью госинспекции.

Записи в книгу согласно форме N 7 (Приложение N 8) о приеме изделий должны вноситься не позднее следующего дня на основании данных квитанций по формам N N 2, 3, 4 (Приложения N N 3, 4, 5).

9.2. Начальник госинспекции или назначенные им должностные лица осуществляют проверку правильности учета пробирных работ. При наличии у госинспекции участков начальник госинспекции обязан лично (или через назначенных им должностных лиц) проверять работу участков госинспекции. По результатам проверки составляется справка, в которой отражаются результаты проверки.

При ведении учета пробирных работ подводятся итоги по месяцам, за полугодие и год.

9.3. Пробирная палата России осуществляет контроль за выполнением пробирных работ на основании отчетных данных госинспекций. Заместитель начальника/главный пробирер госинспекции несет ответственность за достоверность и своевременность передачи сводных (отчетных) данных в Пробирную палату России в установленные ею сроки.

9.4. Выполнение пробирных работ без внесения соответствующих записей в первичные учетные документы или регистры учета запрещено. Движение (перемещение, хранение или передача от одного работника другому) изделий (материалов), в отношении которых совершаются пробирные работы, без первичных учетных документов запрещено.

Внесение записей в первичные учетные документы о проведении операций осуществляется после окончания соответствующих операций и заверяются личной подписью работника.

Работники, занятые на операциях опробования, анализа и клеймения изделий, обязаны вести ежедневный учет проделанной работы в тетрадях по форме, установленной госинспекцией, с указанием даты проведения работ, наименования организации и индивидуального предпринимателя, номера квитанции, количества изделий/анализов, количества опробований/оттисков и затраченного времени на проведение работ. Учет анализа материалов, содержащих драгоценные металлы, осуществляется в книгах согласно формам N N 8, 8а, 8б (Приложения N N 9, 10, 11).

9.5. Бланки первичных учетных документов хранятся в госинспекции как бланки строгой отчетности, учитываются в специальном журнале, пронумерованном, прошнурованном и опечатанном печатью госинспекции, и выдаются - под расписку приемщику ценностей, сдатчикам: представителю юридического лица - по доверенности, выданной в установленном порядке, индивидуальному предпринимателю - по предъявлении паспорта (доверенности).

Неправильно оформленные первичные учетные документы признаются недействительными, о чем в них делается соответствующая отметка. Неправильно оформленные сдатчиком изделий первичные учетные документы подлежат обязательному возврату в госинспекцию.

Указанные документы подшиваются в порядке номеров вместе со всеми остальными учетными документами (квитанциями).

Госинспекции обязаны один раз в год проводить инвентаризацию всех форм квитанций.

9.6. Допускается вносить исправления в документы учета пробирных работ зачеркиванием исправляемой надписи с внесением исправления, которое заверяется подписью лица, внесшего исправления. Внесенные в квитанции исправления количества, массы изделий и/или начисленной государственной пошлины должны быть заверены печатью госинспекции.

9.7. Срок хранения первичных учетных документов и книг согласно форме N 7 (Приложение N 8) устанавливается пять лет; срок хранения остальных документов - три года. По истечении указанного срока хранения документы подлежат уничтожению комиссией, назначенной приказом начальника госинспекции или лицом, его замещающим, с оформлением соответствующего акта.

9.8. Обеспечение госинспекций бланками квитанций, книгами или другой документацией утвержденных форм производится в централизованном порядке Пробирной палатой России.