IV. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

74. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых Управлением делопроизводства и другими структурными подразделениями процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Службы.

75. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

76. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому Управлением делопроизводства, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, коллегии Минюста России, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, директоров департаментов Минюста России (по документам с конкретными сроками исполнения и документам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента), а также исполнение документов, по которым установлены контрольные сроки исполнения Директором.

Контроль исполнения иных документов в соответствии с поручениями заместителей Директора (руководителей структурных подразделений) осуществляют помощники и секретари заместителей Директора (государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях).

Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией и во взаимодействии с Управлением делопроизводства.

77. Постановку документов на централизованный контроль осуществляет отдел документационного обеспечения (по обращениям граждан - отдел писем и приема граждан) при их предварительном рассмотрении оттиском синего цвета штампа "ФССП России. Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа, подлежащего контролю.

78. После рассмотрения Директором и внесения в базы данных информации о резолюции Директора контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения. Копии контрольных документов с поручениями Директора остаются в отделе контроля исполнения документов.

79. Отдел контроля исполнения документов заводит на каждый контрольный документ в электронной базе данных контрольную карточку, в которую включаются входящий регистрационный номер документа и его дата, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения - исполнителя и другая информация.

Электронные контрольные карточки документов, поставленных на контроль исполнения, систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов. Контрольная карточка на бумажном носителе также направляется с контрольным документом исполнителю.

80. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также соблюдение установленных сроков.

81. Предварительный контроль осуществляется с помощью бумажных копий электронных контрольных карточек документов, направляемых отделом контроля исполнения документов структурным подразделениям, являющимся головными исполнителями.

На контрольных карточках документов с поручениями Директора проставляется буквенный индекс "Д".

Государственные служащие, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях, используют указанные карточки для контроля исполнения документов и информирования отдела контроля исполнения документов.

82. Предупредительный контроль осуществляется отделом контроля исполнения документов посредством перечней контрольных документов с поручениями Директора, направляемых еженедельно структурным подразделениям - исполнителям и курирующим их заместителям Директора.

Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.

В соответствии с указанным перечнем отдел контроля исполнения документов по телефону получает в структурных подразделениях информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, а также напоминает об истечении срока исполнения.

83. Аналитический контроль представляет собой осуществляемый отделом контроля исполнения документов еженедельный анализ состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях.

Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с поручениями Директора включается в справку об исполнении контрольных документов и в перечень неисполненных контрольных документов за прошедшую неделю, которые представляются каждую пятницу Директору и его заместителям. Кроме того, Директору направляется аналитическая справка в табличной форме, содержащая информацию об общем объеме контрольных документов, количестве документов, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или не исполненных в Службе.

Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются заместителям Директора и в структурные подразделения - исполнители.

84. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут заместители Директора, руководители структурных подразделений, иные должностные лица - исполнители.

85. Снятие документов с контроля осуществляется отделом контроля исполнения документов в электронной базе данных на основании официальной информации структурного подразделения - исполнителя.

Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу (соответствующих ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение) государственный служащий структурного подразделения, ответственный за исполнение документа, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело, затем оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа (доклада), а также кем он подписан) в бумажную копию электронной контрольной карточки.

Заполненная исполнителем и подписанная руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения контрольная карточка государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, оперативно передается в отдел контроля исполнения документов и является документальным подтверждением исполнения контрольного документа.

86. Сроки исполнения контрольных документов:

1) устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления в Службу (в Минюст России, если он направлен из министерства);

2) в резолюциях на конкретном документе Директором или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;

3) поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;

4) поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "срочно", "незамедлительно";

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;

5) в исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного срока направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения. В случае, когда поручение поступило через Минюст России, предложение о его продлении направляется через Минюст России не менее чем за 13 дней до истечения контрольного срока;

6) исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается;

7) в случаях, когда Служба определена соисполнителем поручения, она представляет головному исполнителю предложения, подписанные Директором (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;

8) ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;

9) ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной согласованный с инициатором запроса срок. Ответы на поручения Правительства Российской Федерации по запросам депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, адресованным Председателю Правительства Российской Федерации или заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, подписываются (не на бланке) Директором или заместителем Директора, исполняющим его обязанности, и направляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом в 20-дневный срок;

10) при неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российской Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, виновных в неисполнении поручения;

11) письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

Администрации Президента Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;

полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более 15 дней с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не более 15 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней с исходящей даты, если в них не установлены иные сроки;

протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты - не более 10 дней с даты поступления в Службу, если в них не установлены иные сроки;

представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов - не более месяца со дня их внесения;

12) сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе Службы, и не должны превышать 30 дней;

13) сроки представления проектов документов на подпись Директору и его заместителям:

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения - в начале дня, в который заканчивается срок исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х дней до окончания срока;

ответов (докладов) в Министерство юстиции Российской Федерации - не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения;

14) приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы;

15) обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать отдел контроля исполнения документов, который вносит необходимые изменения в электронную базу данных.