Обработка документов в структурных подразделениях

60. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.

61. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:

1) получение в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящих, организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;

2) учет документов в электронной базе "Служебная корреспонденция" ("Обращения граждан") или регистрационных журналах (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются в отдельных журналах). В электронную базу заносится дополнительная информация, касающаяся исполнения документа в соответствующем структурном подразделении;

3) представление документов руководителю структурного подразделения;

4) своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до сведения государственных служащих;

5) контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;

6) подготовка и ведение номенклатурных дел;

7) оформление (полное и частичное) номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);

8) отправка документов структурного подразделения адресатам через отдел документационного обеспечения.

62. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в регистрационных журналах структурных подразделений реквизитов документов:

регистрационный номер Службы;

корреспондент;

наименование документа;

дата документа;

исходящий номер документа;

краткое содержание (о чем документ);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата подписи резолюции);

отметка об исполнении.

63. В регистрационных журналах могут помещаться следующие дополнительные сведения:

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ход исполнения;

наличие приложений;

перенос сроков исполнения;

роспись в получении документа.