Документ утратил силу или отменен. Подробнее см. Справку

9.2.1. Общие принципы формирования и оформления дел, надзорных, наблюдательных и контрольных производств

9.2.1. Общие принципы формирования и оформления дел,

надзорных, наблюдательных и контрольных производств

9.2.1.1. Формирование дел по номенклатуре в органах прокуратуры, надзорных, наблюдательных и контрольных производств (далее - производства) возлагается на подразделения, осуществляющие делопроизводственные функции (канцелярии, отделы документационного обеспечения, отделы делопроизводства).

Формирование надзорных, наблюдательных и контрольных производств у исполнителей запрещается.

9.2.1.2. В дела по номенклатуре группируются документы:

в структурных подразделениях - относящиеся к их компетенции;

в органах районного звена - в целом по районной прокуратуре или районному следственному органу.

По такому же принципу в прокуратурах формируются производства.

9.2.1.3. В дела по номенклатуре, надзорные и наблюдательные производства подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы, относящиеся к разрешению данного вопроса или дела. Правильность оформления документов включает в себя наличие реквизитов: подписи и визы с их расшифровкой, даты регистрации или учета документа, номера, отметки об исполнении и направлении его в дело, визы списания "В дело" или "В архив" и т.п.

В дела и производства не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики.

9.2.1.4. В каждый том любого дела, надзорного, наблюдательного или контрольного производства подшивается не более 250 листов.

Если документов больше, заводится второй том.

Приложения большого объема группируются в отдельные тома.

В тех случаях, когда допускается отсутствие нумерации страниц, толщина каждого тома должна быть не более 4 см.

9.2.1.5. Документы подшиваются не позднее чем на третий день после их исполнения.

9.2.1.6. Подлежат обязательной нумерации листы с последующим составлением внутренней описи документов в каждом томе:

всех уголовных дел;

дел по личному составу;

дел по номенклатуре, срок хранения которых составляет более 5 лет;

всех надзорных, наблюдательных и контрольных производств постоянного хранения;

надзорных и наблюдательных производств подразделений прокуратур по надзору за расследованием уголовных дел в центральных аппаратах Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, Следственного комитета при МВД России, ФСКН России, ФССП России и ФТС России, по надзору за исполнением законов о федеральной безопасности, межнациональных отношениях и противодействии экстремизму;

надзорных и наблюдательных производств, подлежащих дальнейшей передаче в подразделения прокуратур, в которых такой порядок формирования надзорных и наблюдательных производств является обязательным.

Руководители прокуратур, следственных органов, их учреждений и отдельных структурных подразделений имеют право в пределах своей компетенции обязать нумеровать листы и других видов дел, надзорных и наблюдательных производств с составлением внутренней описи.

Нумеруются все листы простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

9.2.1.7. Внутренняя опись дела (тома) составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 49), которая содержит сведения о заголовках, номерах, датах документов и номерах листов дела.

Обложка, внутренняя опись документов дела и лист-заверитель не нумеруются. Листы дел, надзорных и наблюдательных производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Обложки дел (приложение N 43) оформляются с указанием всех реквизитов: названия организации, названия структурного подразделения, номера и заголовка дела, номера тома (в случае необходимости), крайней даты, количества листов, срока хранения.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования соответствующего государственного или муниципального архива, в который будут передаваться дела, и архивного шифра данного архива.

9.2.1.8. В делах по номенклатуре, производствах постоянного срока хранения и во всех уголовных делах и других материалах, перечисленных в п. 9.2.1.6, делается заверительная надпись на бланке "Лист-заверитель" (приложение N 50).

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, в делах присоединяются к документам, к которым они относятся.

9.2.1.9. Дела и производства подшиваются или брошюруются не менее чем в четыре прокола с учетом возможного сводного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скрепки, скобы, булавки) из документов удаляются.

9.2.1.10. Все дела постоянного хранения обязательно заключаются в твердую обложку.

9.2.1.11. Группирование документов в личных делах оперативных работников осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, положениями и т.п., в личных делах федеральных государственных гражданских служащих - в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Датами личных дел работников являются даты подписания приказов о приеме на работу (службу) и увольнении лиц, на которых они заведены.

9.2.1.12. Дополнительные реквизиты при оформлении секретных дел, надзорных и наблюдательных производств должны быть регламентированы соответствующим организационно-распорядительным документом руководителя органа прокуратуры или следственного органа (приказом, положением, инструкцией и т.п.) о работе с секретными документами.