2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

- государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- гражданина (отдельного физического лица), семьи, рода.

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); слайды (диапозитивы) разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); позитивы (фотоотпечатки); фотоальбомы; диафильмы.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная.

На документы разных видов составляются отдельные описи (исключение могут составлять фонды личного происхождения, где отдельная опись в обязательном порядке составляется только на электронные документы).

- при описании принятых неупорядоченными (несформированными в дела (единицы хранения) и неописанными) архивных документов;

- при переработке неудовлетворительно составленных описей;

- исправлении ошибок первоначального фондирования.

Исторически сложившиеся архивные коллекции (сформированные еще до поступления их в архив) перефондированию (пересоставлению) не подлежат.

Перефондирование влечет за собой изменение поисковых данных документов, в то время как на них могут уже быть даны ссылки в научных публикациях. Поэтому если документы фонда, коллекции, в соответствии с листом использования, уже выдавались пользователям, введены в научный оборот, такие фонды, коллекции также не могут подлежать перефондированию (пересоставлению).

- документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил;

- документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их создателем;

- законченные делопроизводством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации;

- незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.

Подлинники научно-технической документации, созданной по контракту, в зависимости от условий контракта, могут быть отнесены к архивному фонду организации-разработчика, архивному фонду организации-заказчика (организации-инвестора) или к архивным фондам каждой организации - стороны контракта.

В соответствии с принципом недробимости архивного фонда в архивный фонд включаются как документы на бумажном носителе и иных аналоговых носителях, так и электронные документы, поскольку они составляют единый комплекс.

- представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

- коллегиальных органов организации (комиссий, коллегий, советов и т.д.);

- образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации-должнику;

- созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19.05.1995 N 82-ФЗ "Об общественных объединениях";

- кардинального изменения профиля деятельности организации;

- изменения формы собственности имущества организации.

Если государственная или муниципальная организация была преобразована с изменением формы собственности ее имущества и произошло создание на ее основе новой организации-правопреемника (или организаций-правопреемников), возможны два варианта организации документов:

1) прекращается пополнение фонда существовавшей ранее организации; документы организации-правопреемника включаются во вновь созданный архивный фонд, если такая организация является источником комплектования государственного/муниципального архива;

2) формируется объединенный архивный фонд из документов существовавшей ранее организации и организации-правопреемника (правопреемников), если данные организации являются источниками комплектования государственного/муниципального архива. При этом архивные документы должны быть переданы в государственную или муниципальную собственность.

Не является основанием для создания отдельного архивного фонда:

- расширение или сужение территориальных границ деятельности организации;

- выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных прав и обязанностей организации-предшественника (документы вновь созданных организаций при этом формируются в самостоятельные архивные фонды);

- изменение подчиненности организации, ее структуры, адреса местонахождения, наименования, не сопровождавшиеся изменением первоначальных функций организации;

- в специально построенном для хранения архивных документов здании (или нескольких специально построенных зданиях);

- в здании (нескольких зданиях), приспособленном(ых) для хранения архивных документов;

- в отдельных помещениях здания.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива.

При размещении архива рекомендуется учитывать планируемые объемы хранения документов, штат сотрудников, задачи, поставленные перед архивом, типы хранящихся в нем документов (документы на бумажном носителе, аналоговые и цифровые аудиовизуальные документы, электронные документы). В небольших архивах функции нескольких помещений основного назначения могут быть объединены.

При обследовании приспособленного здания (помещения) под архив необходимо учитывать:

- месторасположение здания (помещения);

- тип здания;

- этажность здания;

- противопожарное состояние;

- площадь помещения;

- нормативную нагрузку на перекрытие в обследуемом помещении (определяется по документам паспорта (проекта) здания (помещения));

- уровень естественного освещения;

- ориентацию окон на стороны света;

- уровень искусственного освещения;

- температуру воздуха помещения;

- относительную влажность воздуха в помещении;

- степень загрязненности воздуха в помещении и в районе расположения здания;

- биологическое состояние среды помещения.

При обследовании здания (помещения) необходимо проверить состояние помещений здания.

По результатам обследования составляется акт о соответствии здания, помещения установленным требованиям. К акту могут быть приложены заключения соответствующих уполномоченных органов в сфере строительства, архитектуры, градостроительства, пожарного надзора, природопользования и других органов.

Размещение архива не допускается:

1) в одних зданиях с:

- предприятиями общественного питания, готовящих горячую пищу;

- продуктовыми магазинами и (или) складами;

- организациями, хранящими и (или) применяющими пожароопасные и агрессивные химические вещества;

2) в ветхих строениях;

- деревянных постройках;

- помещениях с относительной влажностью воздуха более 55%;

- помещениях с печным отоплением;

Соответствие здания проекту устанавливается уполномоченным органом исполнительной власти, осуществляющим государственный строительный контроль.

При использовании приспособленного здания, помещения соответствие высоты стен архивохранилища установленным требованиям устанавливается в ходе его обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления. По результатам обследования составляется акт о соответствии помещения установленным требованиям.

При использовании приспособленного здания, помещения архивохранилища соответствие покрытия стен, полов, потолков, оборудования нормативным требованиям устанавливается в ходе его обследования представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления.

Двери архивохранилищ должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности.

Запрещается устанавливать зеркала на путях эвакуации, устраивать фальшивые двери, имеющие сходство с настоящими дверями; фиксировать самозакрывающиеся двери в открытом положении.

Соответствие здания проекту устанавливается органами строительного контроля.

Контроль следует осуществлять в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения".

Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.

Стеллажи и шкафы запрещается устанавливать вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.

При размещении документов необходимо учитывать, что между потолком или полкой стеллажа и верхним срезом коробки (папки) должен оставаться зазор для циркуляции воздуха. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.

Меры пожарной безопасности разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации по пожарной безопасности, а также на основе опыта борьбы с пожарами, оценки пожарной опасности веществ, материалов, технологических процессов, изделий, конструкций, зданий и сооружений.

Разработка и реализация мер пожарной безопасности для организаций, зданий, сооружений и других объектов, в том числе при их проектировании, должны в обязательном порядке предусматривать решения, обеспечивающие эвакуацию людей и архивных документов при пожарах.

В архиве в обязательном порядке составляется Декларация пожарной безопасности.

Меры пожарной безопасности архива должны быть изложены в инструкции о мерах пожарной безопасности, которая утверждается локальным актом архива.

Должен осуществляться расчет категорий по пожаробезопасности и взрывопожарной безопасности по всем помещениям архива, которому (расчету) должно соответствовать оборудование и средства первичного пожаротушения.

Осуществляется назначение ответственных и проведение инструктажей по пожарной безопасности.

Должны приниматься меры по электробезопасности, очистки эвакуационных путей, содержанию помещений и территорий.

Требования к помещениям устанавливаются в зависимости от их назначения (требования к архивохранилищам соответствуют требованиям к складским помещениям, библиотекам; требования к иным помещениям - к офисным помещениям, объектам для круглосуточного проживания людей и др.).

В архивохранилище должна быть установлена металлическая противопожарная дверь.

Архивохранилище должно быть оборудовано средствами пожаротушения и противопожарным оборудованием, соответствующими постановлению Правительства Российской Федерации от 01.09.2021 N 1464 "Об утверждении требований к оснащению объектов защиты автоматическими установками пожаротушения, системой пожарной сигнализации, системой оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре".

При оснащении архивохранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы. Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.

Решение об оснащении огнетушителями стационарными и переносными должно приниматься директором архива в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации. Соблюдение правил пожарного режима удостоверяется актами проверок пожарного надзора.

В архиве должны быть заключены договора с организациями, имеющими лицензию на обслуживание противопожарного оборудования. Их наличие проверяется в ходе проверок органами государственного пожарного надзора, в результате которых составляется акт проверки. Ответственными за соблюдение мер пожарной безопасности и требований являются:

- в архиве - директор и его заместители в соответствии с распределением обязанностей;

- в структурных подразделениях - руководители структурных подразделений;

Инструкция должна определять порядок осуществления пропускного и внутриобъектового режимов на охраняемых объектах. Требования Инструкции должны быть направлены на:

- охрану территории и объектов организации;

- предотвращение бесконтрольного доступа посторонних лиц на территорию охраняемых объектов и внутри охраняемых объектов;

- предотвращение несанкционированного выноса, вывоза (вноса, ввоза), имущества, оборудования, материальных ценностей с территории охраняемых объектов (на территорию объектов);

- обеспечение внутреннего распорядка и мер пожарной безопасности на охраняемых объектах;

- обеспечение личной безопасности, защиты жизни и здоровья работников и посетителей организации;

- своевременное выявление угроз безопасности, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению материального и морального ущерба охраняемым объектам и хранящимся в них имуществу, оборудованию, материальным ценностям.

В инструкции устанавливаются контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, порядок их сдачи под охрану и снятия с охраны, порядок хранения, получения и сдачи ключей.

Проход на территорию (в помещения) архива представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по служебным удостоверениям.

При выносе (вывозе) архивных документов, материальных ценностей с территории охраняемых объектов проверяется соответствие количества и наименований выносимых (вывозимых) архивных документов, материальных ценностей - количеству и наименованиям, указанным в материальном пропуске.

Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

- руководитель, ответственный за организацию архивного хранения документов и работник(и), обеспечивающий(ие) архивное хранение документов;

- иные лица в сопровождении работника(ов), обеспечивающего(их) архивное хранение документов.

Все другие сотрудники, дежурные в архиве, дежурные поста пожарной части Федеральной пожарной службы России допускаются в хранилище только в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.

Допускается охрана архивных учреждений различными охранными предприятиями, в том числе частными.

Ответственными за соблюдение установленных требований к антитеррористической защищенности являются:

- в архиве - директор и его заместители в соответствии с распределением обязанностей;

- в структурных подразделениях - руководители структурных подразделений;

- помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы;

- помещения для размещения оборудования информационной системы архива (серверного оборудования).

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

При наличии в архиве уникальных документов, находящихся на сейфовом хранении, сейфы могут оснащаться индивидуальными средствами охранной сигнализации.

По периметру, во внутренних помещениях, читальных залах устанавливаются датчики-извещатели, сигнализирующие о проникновении в помещение.

Эксплуатация системы охранной сигнализации должна обслуживаться организациями, имеющими лицензию на основании договора. Также рекомендуется оснащение архивов кнопкой тревожной сигнализации для связи с группой быстрого реагирования.

Обязательному опечатыванию подлежат все архивохранилища, помещения, необорудованные охранной сигнализацией, в которых временно хранятся архивные документы или материальные ценности, аварийные запасные выходы из зданий и сооружений организации. Опечатыванию подлежат также шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из хранилищ документы, если они размещены вне опечатываемых помещений.

Каждый ключ должен иметь соответствующую бирку и быть учтен в журнале регистрации ключей, ведение которого правовым актом организации возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из сотрудников организации имеется ключ от каждого из помещений, с росписью в его получении.

- в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю;

- в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха - 2 раза в неделю;

- при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

Установленная вентиляционная система должна обслуживаться специализированной организацией согласно договору. Два раза в год должна производиться чистка от пыли, грязи и жировых отложений после эксплуатации систем отопления и перед запуском систем отопления. Помещения, в которых размещается оборудование информационной системы архива, должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха с противопыльными фильтрами.

- температура 17 - 19 °C;

- относительная влажность воздуха 50 - 55%.

Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

При искусственном освещении разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

Все виды светильников должны быть удалены от первичных средств хранения с архивными документами не менее чем на 0,5 м.

Для проведения проверки на соответствие нормам рекомендуется приглашать органы санитарно-эпидемиологического надзора. По результатам проверки составляется акт. Замеры могут проводиться также сотрудниками лабораторий архивов с составлением соответствующего заключения с рекомендациями по устранению замечаний.

Осмотр архивных документов проводится либо сотрудниками санитарно-эпидемиологического надзора по договору, либо сотрудниками лабораторий архива, с составлением соответствующего заключения с рекомендациями по устранению замечаний.

- архивные документы на бумажном носителе хранятся в коробках, папках, конвертах;

- аудиовизуальные документы хранятся в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

- электронные документы на физически обособленных носителях хранятся в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил.

Выбор способа хранения архивных документов (горизонтальный или вертикальный) в оборудованном архивохранилище определяется конструкцией стеллажа (длиной и шириной полок, расстоянием между ними и количеством полок). При вертикальном способе хранения документов рекомендуется использовать жесткие переплеты, чтобы избегать деформирования документов.

Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в металлических или пластиковых коробках с отверстиями или неплотно закрывающихся для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки.

Фотодокументы на стекле, бумаге, пленке (за исключением нитратной) могут храниться совместно в одном и том же хранилище.

Фотоальбомы должны храниться в закрытых шкафах и полках. Рекомендуется располагать их в один ряд в вертикальном положении корешками наружу. Для альбомов форматов 30 x 40 и более допускается горизонтальное хранение по 3 - 6 альбомов в стопке. Альбомы должны устанавливаться в ряд и стопу без заметного усилия.

- номер архивного фонда;

- номер описи дел, документов;

- крайние номера единиц хранения, находящихся в нем. Информация на ярлыке может быть дополнена:

- полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

- названием архивного фонда;

- штрих-кодом;

- радиочастотным идентификатором, обеспечивающим автоматизированный сбор и передачу данных в информационную систему архива;

- отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

- отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.

Надписи на ярлыках могут исполняться типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств; изготовление ярлыков на компьютере и распечатка их на принтере.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.

Основные экземпляры носителей электронных документов хранятся обособленно от рабочих экземпляров и от копий электронного фонда пользования. Основной экземпляр предназначен для восстановления рабочего в случае его повреждения. Рабочий экземпляр полностью идентичен основному по содержанию, предназначен для создания на его основе копий электронного документа и для использования в других процессах внутриархивной деятельности, а также, в случае неисправимых повреждений основного экземпляра, для его восстановления. Рекомендуется, чтобы один экземпляр был записан на носителе с однократной записью информации (например, CD-R).

- проведение регулярного регламентного копирования хранящейся информации;

- проведение внепланового резервного копирования хранящейся информации;

- хранение резервных копий в разных помещениях с техническими средствами (серверами, активным сетевым оборудованием и т.п.);

- восстановление хранящейся информации из резервных копий;

- исключение несанкционированного доступа к резервным копиям;

- автоматическое обнаружение сбоя любого из устройств, включая автоматизированную диагностику причин сбоя.

План (схема) предусматривает распределение фондов по архивохранилищам с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. Утверждает план (схему) руководитель архива.