ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ МИНИСТЕРСТВА

Номенклатура дел Министерства составляется по установленной форме (приложения N 16, 17 к Инструкции).

В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел Министерства проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения (кода) департамента, обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 - код департамента, 05 - код отдела данного департамента, 21 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.

Таблица 1. Признаки формирования заголовков дел

Основной признак	Значение признака	Пример заголовков
1) номинальный	указание в заголовке дела наименования вида документа(ов), включенных в дело/названия совокупности документов ("переписка")/обобщенного названия "документы" <> -------------------------------- <> После слова "документы" в скобках перечисляются два-три названия видов документов, включенных в дело;	Приказы управления по основной деятельности
		Приказы министерства по налогам и сборам. Копии
		Распоряжения руководителя управления по основной деятельности
		Протоколы заседаний коллегии Управления ФНС по г. Москве
		Книги и регистры по бухгалтерскому учету
	слово "дело" используется, если в дело включаются разные по виду документы, относящиеся к одному лицу или объекту
		Переписка с Главным управлением государственной службы и кадров о повышении квалификации служащих
		Переписка со средствами массовой информации
		Обращения граждан и переписка по их рассмотрению
		Документы (справки, расчеты, акты и др.) об организации и проведении экспертизы
		Дело общественного объединения, прошедшего государственную регистрацию
2) авторский	указание в заголовке дела названия автора(ов) документов (организации, структурного подразделения, совещательного или координационного органа, должностного лица и др.)	Планы работы коллегии министерства на 2019 год
		Протоколы заседаний совета директоров общества
		Докладные записки руководителей подразделений руководству общества
3) корреспондентский	указание в заголовке дела названия организации (организаций), должностных лиц и др., от которых получены документы, включенные в дело	Переписка с инспекциями ФНС по городу Москве по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
		Переписка с предприятиями группы компаний "Северсталь" о поставке продукции
4) предметно-вопросный	отражение в заголовке дела краткого содержания документов дела	Журнал учета отказов в государственной регистрации общественных объединений
		Переписка по вопросам нотариата, адвокатуры и правовой помощи
		Документы (приказы, соглашения между нотариусами, заявления, письма-рекомендации) о передаче полномочий временно отсутствующих нотариусов
5) хронологический	указание даты (периода), к которому(ым) относятся документы дела	Штатное расписание Главного управления на 2019 г. Копия
		Планы работы Главного управления и его подразделений. Полугодовые
		Бухгалтерский баланс. Годовой
		Бухгалтерский баланс. Квартальный
		Расчеты сметы на 2019 г. по бюджетным ассигнованиям.
6) географический	включение в заголовок дела названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела	Законодательные, иные нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов власти города Москвы
		Отчеты образовательных учреждений общего профессионального образования Западного административного округа города Москвы
7) отметка "Копии"	указание на копийность документов дела; включается в любой заголовок дела, если в дело помещаются копии документов	Приказы общества по основной деятельности. Копии
		Приказы и распоряжения Минюста России по организации работы судебных приставов-исполнителей. Копии

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы Министерства по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.

Таблица 2. Модели заголовков дел (примерные схемы описания

состава и содержания документов в заголовке дела)

Признак	Пример заголовка дела
1) Номинал (с указанием разновидности документа, дела)	Положение об инспекции
	Свидетельство о регистрации
	Личные карточки (форма Т-2)
	Личные дела
2) Номинал - автор	Протоколы заседаний Совета директоров общества
	Положения о структурных подразделениях Департамента культуры
	Бизнес-план общества
3) Номинал - автор - содержание	Приказы общества по личному составу
	Решения коллегии ФНС России по вопросам организации работы налоговых органов
	Инструкции и методические указания ФНС по вопросам налогообложения юридических и физических лиц
	Отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана за 2018 год
4) Номинал - содержание	Видеозаписи о проведении специальных исполнительных действий
	Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки и др.) о проведении служебных расследований
	Журнал регистрации поступающих документов
	Акты сверки взаиморасчетов
	Переписка по вопросам приема и перевода государственных гражданских служащих
	Следственные дела по особо тяжким преступлениям
	Обзоры о работе налоговых органов
	Предложения по совершенствованию налогового законодательства
5) Номинал - содержание - хронология (год/период)	Отчет о результатах контрольной работы. Годовой (ф. N 2-НК)
	Отчет о доходах и расходах. Квартальный
	График повышения квалификации работников отдела на 1-е полугодие 2019 года
6) Номинал - хронология (год/период)	Штатное расписание на 2019 год;
	Номенклатура дел предприятия на 2019 год;
	Финансовый план. Годовой
7) Номинал - корреспондент - содержание	Аналитические справки работников отдела (кураторов) о результатах проверок работы групп розыска
	Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности
	Переписка с правоохранительными органами по вопросам основной деятельности инспекции
8) Номинал - корреспондент - территория - содержание	Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации работников
9) Номинал - автор - территория - содержание	Отчеты административных органов Северо-Восточного административного округа города Москвы о мероприятиях по предотвращению правонарушений

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и их передаче в состав Архивного фонда Российской Федерации

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о транспортном обслуживании населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом Министерства от 6 марта 2023 г. N 67.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе, номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Приложение N 17. Форма номенклатуры дел Министерства Приложение N 19. Порядок формирования дел в департаментах, учета и хранения дел