10.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение в Архив ТНО и Государственный архив

10.3.1. Подготовка отделами документов и дел к передаче на архивное хранение в Архив ТНО предусматривает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 17);

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности (приложение N 18).

10.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ТНО создается ЦЭК (ЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого приказом ТНО. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в отделах ТНО работниками отделов перед передачей дел на архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Типового и Ведомственного перечней документов, номенклатуры дел отделов.

Дела с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел отделов к сроку хранения, подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Дела с отметкой "ЦЭК", проставленной в номенклатуре дел отделов к сроку хранения, подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, имеющих длительное практическое значение. Срок хранения выявленных в таких делах документов может быть продлен в установленном порядке.

10.3.3. По результатам экспертизы ценности документов Делопроизводителями отделов ежегодно составляется опись дел отделов, а также проводится оформление дел в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование отдела ТНО, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Дела постоянного и временных сроков хранения <23>, в том числе по личному составу, передаются вместе с описями дел отделов в Архив ТНО через два года после завершения дел в делопроизводстве, но не позднее трех лет с момента завершения дел в делопроизводстве.

--------------------------------

<23> Решение о передаче дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения в Архив Управления (Межрегиональной инспекции) или об их хранении в отделах, с последующим уничтожением в установленном порядке, принимается Руководителем и оформляется организационно-распорядительным документом.

Описи дел отделов составляются в двух экземплярах: один передается в Архив ТНО, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

10.3.4. При составлении описей дел отделами соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел отдела. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками обозначение дел словами "то же" не допускается, одинаковые заголовки дел вносятся в опись полностью);

- графа "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и другое.

В опись постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером, а многотомные дела вносятся по порядку номеров томов.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Описательная статья содержит следующие элементы: порядковый номер дела (тома) по описи; индекс дела (тома); заголовок дела (тома); дата дела (тома); количество листов в деле (томе); срок хранения дела (тома).

В описи дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) вместо количества листов в деле (томе) указывается количество томов дела. Опись дел отдела ТНО подписывается начальником отдела.

10.3.5. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки описей дел ТНО постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложение N 19 - 21), предисловия к описям дел и исторической справки к фонду, которые в рамках подготовки документов и дел к передаче в Государственный архив формирует Архив ТНО.

10.3.6. При подготовке описей дел ТНО постоянного хранения и по личному составу проводится экспертиза ценности документов. Для ее организации и проведения создается и утверждается приказом ТНО ЦЭК (ЭК), действующая на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК).

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел ТНО, правильность определения сроков хранения дел, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.3.7. В ходе подготовки описей дел ТНО постоянного хранения Архив ТНО проводит проверку наличия и состояния документов и дел, и при необходимости возвращает их в отдел-исполнителя, для осуществления переоформления дел постоянного срока хранения для их последующей передачи в Государственный архив.