10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела, обеспечивает систематизацию, индексацию дел, порядок формирования, учета дел в делопроизводстве, сроки их хранения и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда ТНО.

10.1.2. Номенклатура дел включается в СЭД-Регион в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД-Регион.

В ТНО создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

10.1.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел отделов ТНО постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

10.1.4. В ТНО составляются номенклатуры дел отделов ТНО (приложение N 15) и номенклатура дел ТНО (приложение N 16).

При составлении номенклатуры дел в части определения сроков хранения следует руководствоваться Типовым и Ведомственным перечнями документов, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

10.1.5. Номенклатура дел отдела ТНО составляется Делопроизводителем отдела, согласуется с Подразделением ДОУ, работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО) и направляется в Подразделение ДОУ в электронном виде со служебной запиской.

Номенклатура дел отделов ТНО на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего календарного года.

При создании в текущем календарном году нового номенклатурного дела отдел ТНО информирует Подразделение ДОУ о необходимости включения в номенклатуру дел нового дела, путем представления через СЭД-Регион служебной записки с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела. Для возможности добавления вновь создаваемых дел допускается наличие резервных номеров в конце каждого раздела номенклатуры дел.

10.1.6. Вновь созданный или реорганизованный отдел ТНО разрабатывает номенклатуру дел отдела и представляет ее в Подразделение ДОУ в срок не позднее даты начала деятельности отдела (или новой структуры отдела) в порядке, установленном п. 10.1.5 Типовой инструкции, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел ТНО.

10.1.7. Номенклатура дел ТНО:

- составляется Подразделением ДОУ на основе номенклатур дел отделов;

- визируется работником Архива ТНО (лицом, ответственным за ведение Архива ТНО);

- подписывается начальником Подразделения ДОУ;

- согласуется с ЦЭК (ЭК) ТНО и не реже одного раза в 5 лет с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора о сотрудничестве с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела) <21>;

--------------------------------

<21> Если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела отказывается от сотрудничества с ТНО (отсутствует договор о сотрудничестве), допускается утверждение номенклатуры дел ТНО Руководителем после согласования их с ЦЭК (ЭК).

- утверждается руководителем ТНО.

10.1.8. Номенклатура дел ТНО в конце каждого года утверждается руководителем ТНО и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел ТНО являются наименования отделов, содержащие цифровое обозначение.

Разделы номенклатуры дел ТНО должны содержать все отделы утвержденной структуры ТНО. Цифровые обозначения отделов присваиваются непосредственно в ТНО и могут не совпадать с порядковыми номерами, указанными в утвержденной структуре.

В отделах, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Допускается создавать разделы в номенклатуре дел ТНО для постоянно действующих комиссий (подкомиссий), рабочих групп и т.д.

10.1.10. В номенклатуру дел ТНО и отделов включаются заголовки дел, отражающие деятельность отделов ТНО, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.); документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

10.1.11. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

10.1.12. Графы номенклатуры дел ТНО и отделов заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы дел.

Индекс дела состоит из установленного в ТНО цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для переходящих дел и для однородных дел в пределах разных отделов ТНО.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности, конкретный состав которых определяется характером и содержанием документов дела:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название ТНО и его отделов;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документа дела;

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на наличие копий документов дела.

Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Например: "Приказы Управления (Межрегиональной инспекции) по основной деятельности".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: "Документы (планы, списки, доклады) о проведении тематических проверок".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с инспекциями ФНС России по Республике Карелия по вопросам налогообложения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Годовые отчеты УФНС России о работе автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Например: "Годовой отчет о начислении и поступлении налогов по форме 1-НМ".

Заголовки томов, уточняющие содержание заголовка дела, включаются в сводную номенклатуру дел после общего заголовка и нумеруются через дробь.

Например:

16-01 - Налоговые паспорта организаций - общий заголовок дела;

16-01/01 - Налоговый паспорт "Авиационные линии Кубани";

16-01/02 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаргазстрой";

16-01/03 - Налоговый паспорт "ОАО Краснодаррегионгаз"... и т.д.,

где:

16 - индекс отдела;

01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела;

/01, /02, /03 - номер уточненного заголовка тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел рекомендуется использовать формулировки статей Типового и Ведомственного перечня документов.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество фактически сформированных дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статьи по перечню документов, использованному при определении сроков хранения дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие. Переходящие дела в номенклатуре дел - это те дела, которые Делопроизводители отделов ТНО не закрывают в конце уходящего года, они переходят на следующий год и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

10.1.13. По завершении календарного года в каждом отделе ТНО оформляется итоговая запись к номенклатуре дел отдела, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, частей (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в Подразделение ДОУ со служебной запиской в электронном виде.

10.1.14. На основе полученных из отделов данных Подразделением ДОУ по завершении календарного года формируется:

- итоговая запись номенклатуры дел ТНО о категориях и количестве дел, заведенных в течение года;

- дополнение к номенклатуре дел ТНО, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел отделов указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел ТНО.

Дополнение к номенклатуре дел ТНО подписывается начальником Подразделения ДОУ и вместе с итоговой записью приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел ТНО.