4.1. Принципы организации документооборота

Документооборот в ТНО осуществляется с использованием СЭД-Регион.

В процессе документооборота обеспечивается:

- прием, обработка и регистрация входящих документов;

- распределение поступающей корреспонденции;

- рассмотрение документов руководством и доведение до исполнителей;

- работа исполнителя с документами и подготовка проектов документов;

- согласование проектов документов;

- подписание проектов документов;

- обработка и регистрация исходящих документов;

- отправка (рассылка) исходящих документов.

В документообороте ТНО в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются следующие документопотоки:

- поступающая корреспонденция (входящая);

- отправляемая корреспонденция (исходящая);

- внутренняя корреспонденция.

В ТНО входящая корреспонденция может поступать:

- средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, курьерской связи, а также представляться лично на бумажном носителе;

- в электронном виде в форме электронного документа, электронного образа документа, текстового сообщения по каналам СЭД-Регион, электронной почты E-mail, ТКС, через сервисы на официальном сайте ФНС России (интернет-обращения);

- в форме электронного документа по каналам электронной почты, оснащенным средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой "Для служебного пользования");

- в электронном виде посредством ФГИС ДО (портал Госуслуг).

Из ТНО исходящая корреспонденция может отправляться:

- средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на бумажном носителе;

- в электронном виде по каналам СЭД-Регион, электронной почты E-mail, ТКС;

- в электронном виде по каналам электронной почты, оснащенным средствами криптографической защиты информации (документы с пометкой "Для служебного пользования");

- в электронном виде путем загрузки в ФГИС ДО.

Как правило, исходящие документы подготавливаются (оформляются, согласовываются и подписываются) в форме электронного документа.

При необходимости отправки на бумажном носителе электронного документа Подразделение ДОУ распечатывает визуализированный файл документа, проштамповывает его круглой печатью "Для документов", конвертует и готовит к отправке.

В настоящей Инструкции отдельно выделены:

- организация работы с внутренней корреспонденцией - особенности документооборота описаны в разделе 5;

- организация работы с обращениями граждан и организаций - особенности документооборота описаны в разделе 6;

- организация работы с запросами о предоставлении информации о деятельности ТНО - особенности документооборота описаны в разделе 7.