4.7.1. Подписание приказов (распоряжений)

4.7.1.1. Приказы и распоряжения подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться Заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

Приказы и распоряжения подписываются на гербовых бланках.

Подписание приказов и распоряжений, срок хранения которых не превышает 10 лет, допускается в электронной форме без документирования на бумажном носителе. Порядок утверждения приказов в электронной форме устанавливается индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.

4.7.1.2. После завершения согласования документа <17> исполнитель:

--------------------------------

<17> В результате электронного согласования исполнителю на почтовый ящик Lotus Notes поступает уведомление "Согласование завершено успешно".

- направляет РК приказа (распоряжения) в БД "ОРД" (по кнопке "В ОРД" БД "Канцелярия отдела") для дальнейшей обработки в Подразделении ДОУ;

- уведомляет ответственного работника Подразделения ДОУ о направлении приказа (распоряжения) в БД "ОРД".

Файл проекта приказа (распоряжения) с пометкой "Для служебного пользования" передается работнику Подразделения ДОУ для оформления с использованием машинного носителя информации <18>. Оформленный лист согласования и лист рассылки к приказу (распоряжению) с пометкой "Для служебного пользования" в Подразделение ДОУ передается на бумажном носителе.

--------------------------------

<18> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО может быть предусмотрен иной способ передачи в Подразделение ДОУ проекта приказа (распоряжения) с пометкой "Для служебного пользования", обеспечивающий исключение несанкционированного доступа к нему.

4.7.1.3. Для приказов (распоряжений), подписание которых осуществляется на бумажных носителях, ответственный работник Подразделения ДОУ выполняет следующие действия:

- проверяет правильность оформления проекта приказа (распоряжения) и наличие необходимых согласований (виз) рецензентов;

- вносит (при необходимости) в текст документа правки редакционного и оформительского характера;

- распечатывает проект приказа (распоряжения) на гербовом бланке и приложения к нему в одном экземпляре (для документа, издаваемого совместно несколькими органами исполнительной власти, - для каждого органа исполнительной власти);

- проверяет соответствие листа электронного согласования, вложенного исполнителем, данным, содержащимся на закладке "Согласование" РК приказа (распоряжения), распечатывает лист электронного согласования;

- распечатывает лист рассылки;

- прикладывает лист согласования и лист рассылки к проекту приказа (распоряжения);

- дооформляют (при необходимости) РК приказа (распоряжения) в БД "ОРД";

- формирует документ для доклада Руководителю (Заместителю Руководителя);

- если распоряжение подписывается Заместителем Руководителя - передает сформированный документ исполнителю для последующего доклада Заместителю Руководителя.

Ответственность за правильное содержание приказа (распоряжения) возлагается на отдел, подготовивший документ.

Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки отделы и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, отдел, которому в приказе дается поручение).

4.7.1.4. Приказы (распоряжения) подписываются Руководителем (Заместителем Руководителя) на гербовом бланке.

После подписания Руководителем (Заместителем Руководителя) приказа (распоряжения) внесение исправлений в него запрещается.

4.7.1.5. Приказы (распоряжения) ТНО, подписанные на гербовых бланках, рассылаются в виде электронных образов документов (в формате PDF). Электронный образ приказа (распоряжения) должен отображать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату.

Приказы (распоряжения) ТНО, утвержденные в электронной форме, рассылаются в виде электронного документа (файл в формате PDF/A, подписанный УКЭП Руководителя (Заместителя Руководителя) и файла визуализации, содержащего графические элементы регистрационных данных (о регистрационном номере и дате документа), а также отметку об электронной подписи).

4.7.1.6. Подлинники приказов (распоряжений) остаются в номенклатурных делах Подразделения ДОУ.