4.2.1. Прием, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей на бумажных носителях

4.2.1.1. Все документы на бумажных носителях в течение рабочего дня поступают в Подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству ТНО, в их приемные, а также начальникам отделов, подлежат передаче в этот же рабочий день в Подразделение ДОУ для их регистрации.

Документы, поступившие по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным ТНО. Факт доставки документов регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю Подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

4.2.1.2. При приеме внешней корреспонденции, поступившей почтовой, курьерской, специальной, фельдъегерской связью, в Подразделении ДОУ проверяется:

- правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;

- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки сотрудник Подразделения ДОУ проставляет на упаковке отметку - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой.

При поступлении подозрительных почтовых отправлений незамедлительно информируется начальник Подразделения ДОУ.

Входящие документы вскрываются в Подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" <5>.

--------------------------------

<5> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом.

Поступившие на бумажных носителях документы сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации <6>. Не подлежащие регистрации документы передаются в отделы и должностным лицам ТНО в соответствии с п. 4.2.1.9 Типовой инструкции.

--------------------------------

<6> Перечень документов, поступивших на бумажном носителе и не подлежащих регистрации, приводится в приложении к индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 11 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденным приказом Росархива от 24.12.2020 N 199.

4.2.1.3. Если документ представляется заявителем (далее также - гражданином, организацией, физическим лицом или юридическим лицом) лично (через представителя), в Подразделении ДОУ проверяется комплектность документации, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).

По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о получении документа, содержащая текущую дату (по требованию - текущее время) и подпись работника Подразделения ДОУ. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника Подразделения ДОУ.

4.2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих отделов ТНО - исполнителями документов.

При необходимости составляется соответствующий акт (приложение N 11) в двух экземплярах, подписанный работниками Подразделения ДОУ и отдела, назначенного исполнителем (далее - отдел - исполнитель). Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в Подразделении ДОУ.

4.2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам.

4.2.1.6. В СЭД-Регион производится первичная обработка поступившего в бумажном виде документа: создается РК, в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N", "Дата исходящего" и "Краткое содержание". Для документа с пометкой "Для служебного пользования" дополнительно включается переключатель "ДСП документ", указываются номер экземпляра и количество листов документа и приложений.

По документам на бумажном носителе, направленным из ЦА ФНС России, ТНО, подведомственных инспекций (при наличии), ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, АО "ГНИВЦ", от отправителя в БД "Канцелярия экспедиция" автоматически поступают РК с уже заполненными полями. В случае, если РК документов поступили в СЭД-Регион, а документы на бумажном носителе в течение 30 дней не были доставлены, то их РК не регистрируются, а автоматически возвращаются отправителю с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".

4.2.1.7. Поступившие документы в бумажном виде сканируются, создаваемый электронный образ документа помещается в РК в поле "Документ" <7>.

--------------------------------

<7> В дальнейшем работа с такими документами осуществляется как с документами, поступившими в электронном виде.

Не подлежат внесению в СЭД-Регион документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы, предусмотренные Перечнем документов 1148.

4.2.1.8. После первичной обработки документов их РК регистрируются, в соответствующих полях РК автоматически проставляются входящий регистрационный номер и дата регистрации.

В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного бумажного документа, а также на конвертах корреспонденции, которая не вскрывается в Подразделении ДОУ, указывается дата регистрации документа и входящий номер.

4.2.1.9. В Подразделении ДОУ ведется реестровый учет всей корреспонденции, поступившей в ТНО на бумажных носителях. При необходимости реестры формируются и распечатываются с помощью СЭД-Регион.

Порядок передачи документов на бумажных носителях из Подразделения ДОУ работникам приемных Руководителя (Заместителей Руководителя), делопроизводителям отделов регламентируется индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО.