1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция разработана в целях установления общих требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности ТНО, совершенствования делопроизводства ТНО и повышения его эффективности.

1.2. Типовая инструкция разработана на основании следующих положений законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности";

постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506 "Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе";

Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти";

постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти";

приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

приказ Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления";

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";

приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 17.07.2014 N 61н "Об утверждении типовых положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы";

приказ Федеральной налоговой службы от 17.02.2014 N ММВ-7-7/53@ "Об утверждении Регламента Федеральной налоговой службы";

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением N 1);

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.

1.3. Положения Типовой инструкции:

распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий;

не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. Положения Типовой инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется отдельными актами ФНС России.

Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения (далее - документы с пометкой "Для служебного пользования"), регулируются приказом ФНС России от 21.07.2011 N ММВ-7-10/459@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию" (с учетом изменений и дополнений), приказом ФНС России от 21.04.2021 N ЕД-7-24/391@ "О работе с несекретной информацией, доступ к которой ограничен федеральным законодательством, а также служебной информацией, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью", приказом ФНС России от 09.02.2022 N ЕД-7-24/97@ "О порядке уничтожения несекретной информации, доступ к которой ограничен федеральным законодательством", другими нормативными и распорядительными актами ФНС России.

1.6. Требования Типовой инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.7. В Типовую инструкцию включены положения, регламентирующие порядок рассмотрения:

обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций;

запросов юридических и физических лиц в ТНО о предоставлении информации о деятельности этого органа.

В Типовую инструкцию не включены положения, регламентирующие порядок рассмотрения запросов граждан и организаций о предоставлении государственных услуг, оказываемых ФНС России.

1.8. На основании Типовой инструкции ТНО:

- издают индивидуальные инструкции по делопроизводству, в которые, исходя из специфики своей деятельности, могут включать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящей Типовой инструкции, но не противоречащие ее положениям;

- разрабатывают типовые инструкции по делопроизводству в подведомственных инспекциях.

1.9. Делопроизводство в ТНО организуется с использованием программного комплекса "Система электронного документооборота Федеральной налоговой службы" регионального уровня (далее - СЭД-Регион).

Для автоматизированного учета и обработки документов Руководителя, Заместителей Руководителя, отделов ТНО в СЭД-Регион создаются БД "Канцелярия Руководителя", "Канцелярия Заместителя Руководителя" и "Канцелярия отдела".

Допускается для нескольких Заместителей Руководителя создавать общую БД "Канцелярия Заместителей Руководителя".

Для автоматизированного учета и обработки ОРД-документов в СЭД-Регион создается БД "ОРД".

Для автоматизированного учета и обработки обращений граждан и организаций создается БД "Канцелярия ЗГ".

Для каждого документа, циркулирующего в ТНО, в СЭД-Регион создается РК.

Все работники ТНО регистрируются в СЭД-Регион, при этом каждому работнику в Lotus Notes создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-Регион в БД "Справочник организации".

Администрирование СЭД-Регион осуществляет администратор СЭД (работник филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России).

1.10. В ТНО действует порядок делопроизводства, в соответствии с которым:

- ряд функций (прием и регистрация всей входящей документации; регистрация и отправка всей исходящей документации; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов и распоряжений по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам, протоколов Коллегии и совещаний у Руководителя, поручений Руководителя) централизован и выполняется Подразделением ДОУ;

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно Заместителям Руководителя в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в ТНО; учет и контроль исполнения поручений Заместителей Руководителя) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в приемных Заместителей Руководителя <1>;

--------------------------------

<1> В случае отсутствия в утвержденном штатном расписании должности работника приемной Заместителя Руководителя, эти функции выполняет работник, назначенный Заместителем Руководителя из числа курируемых ими отделов, или работник Подразделения ДОУ.

- ряд функций (учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно в отделы в соответствии с порядком прохождения документов, поступающих в ТНО; учет и контроль исполнения поручений начальников отделов; учет, регистрация и контроль исполнения внутренних документов, направляемых непосредственно в отделы; регистрация и отправка внутренних документов) децентрализован и выполняется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделах (работниками отделов, которым поручено ведение делопроизводства в этих подразделениях, или начальниками отделов) <2>;

--------------------------------

<2> Далее - делопроизводитель отдела.

- учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов по личному составу, о предоставлении отпусков и направлении в служебные командировки может осуществляться Подразделением ДОУ или отделом, отвечающим за кадровые вопросы, и должно быть закреплено в индивидуальной инструкции по делопроизводству ТНО.

1.11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в ТНО, а также соблюдение требований Правил делопроизводства возлагается на его Руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности.

1.12. Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в ТНО и подведомственных инспекциях (при наличии) возлагается на Подразделение ДОУ.

1.13. Персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел в отделах ТНО возлагается:

- на начальников отделов;

- на делопроизводителей отделов;

- на непосредственных исполнителей в части, относящейся к кругу их обязанностей.

1.14. Функции, задачи, права и ответственность Подразделения ДОУ регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников Подразделения ДОУ и делопроизводителей отделов, устанавливаются должностными регламентами.

1.15. Начальники отделов обязаны:

- своевременно, в день поступления или на следующий рабочий день, обеспечить доведение поступивших документов до исполнителей;

- организовать оперативное ознакомление работников со всеми документами, определяя в каждом конкретном случае круг заинтересованных исполнителей;

- организовать контроль исполнения документов, находящихся на исполнении в отделе.

Доведение документов до исполнителей или на ознакомление осуществляется:

- для электронных документов, электронных образов документов - путем направления соответствующей РК в СЭД-Регион;

- для документов на бумажном носителе, не включенных в СЭД-Регион путем сканирования, - на бумаге с обязательным направлением соответствующей РК в СЭД-Регион.

1.16. Работники отделов ТНО несут персональную ответственность за:

- сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов, проектов документов;

- разглашение служебной информации, содержащейся в документах, проектах документов, находящихся у них на исполнении или ознакомлении;

- несоблюдение требований Типовой инструкции.

1.17. Передача служебных документов, их копий, проектов средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или физическим лицам допускается только с разрешения Руководителя или иного уполномоченного им лица.

1.18. Изъятие (выемка) подлинников документов из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления и разрешения Руководителя с извещением начальника отдела, документы которого изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями ТНО и соответствующего органа исполнительной власти. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

В дело также подшивается документ, на основании которого производилось изъятие (выемка) подлинников.

1.19. Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному Руководителю (Заместителю Руководителя).

Электронные документы ТНО, включенные в СЭД-Регион, передаются в сторонние организации в виде копий, выполненных на бумажном носителе в соответствии с п. 4.9.12 Типовой инструкции.

1.20. При длительном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все неисполненные им документы передаются замещающему его работнику отдела. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

При длительном отсутствии делопроизводителя отдела (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) начальник отдела возлагает ведение делопроизводства на другого работника данного отдела.

При длительном отсутствии (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя, его обязанности распоряжением Заместителя Руководителя возлагаются на работника отдела, деятельность которого координирует данный Заместитель Руководителя (по согласованию с руководством соответствующего отдела) или на работника Подразделения ДОУ.

1.21. При увольнении или переводе делопроизводителя отдела в другой отдел составляется акт о сдаче-приемке дел и документов, утверждаемый начальником отдела (приложение N 1).

При увольнении или переводе в другой отдел работник должен исполнить и закрыть все поручения, завершить согласование документов. В случае невозможности исполнить и закрыть поручения, завершить согласование документов, из числа работников отдела - исполнителя назначается лицо, ответственное за исполнение указанных процедур. Фамилия назначенного лица сообщается администратору СЭД для внесения изменений в систему.