2.2.1. Выявление архивных фондов (коллекций)

В качестве основных справочных ресурсов по фондам российских архивов рекомендуется использовать информационную систему Центральный фондовый каталог (ЦФК); базу данных "Путеводители по российским архивам"; другие информационные поисковые системы и базы данных, размещенные в сети Интернет и представленные в читальных залах архивов; традиционные архивные справочники по фондам архива - путеводители и краткие справочники, изданные в типографской форме. Указанные ресурсы содержат описания фондов, которые включают указания на номер и название фонда, хронологические рамки документов, объем единиц хранения, наличие и состав НСА к фонду (описи, обзоры фондов, иные архивные справочники), информацию о составе и содержании архивных документов.

При подготовке публикаций документов по истории того или иного региона необходимо изучение как региональных, так и федеральных архивов, где в фондах соответствующих учреждений могли сохраниться подлинники и копии одних и тех же документов (отчеты губернаторов, материалы генерального межевания и др.).

Необходимо также учитывать изменение административно-территориального деления и работать с фондами тех архивов, где могли сохраниться документы органов власти и организаций ранее существовавшей административно-территориальной единицы.

Например, документы по истории той или иной губернии до 1917 г., как правило, хранятся в фондах сразу нескольких областных архивов.

После определения основных и вспомогательных для целей публикации фондов составляется перечень фондов, по которым планируется провести выявление единиц хранения, документов. В нем указывается архив, в котором хранится фонд, номер и название фонда, хронологические рамки входящих в него документов. Можно также вносить сведения о количестве описей и единиц хранения в фонде и другую информацию.