5.3.20. Штампы, сведения с конвертов

Сведения штампов регистрации входящих/исходящих документов воспроизводятся, если они имеют значение для освещения темы публикации, в левом углу перед текстом документа или в текстуальных примечаниях.

В случае воспроизведения входящего номера (номеров) делопроизводственного документа следует учитывать особенности регистрации входящих документов соответствующего периода.

Например, при регистрации входящих документов в XIX в. использовалась многократная регистрация - номер входящей регистрации присваивался документу в канцелярии министерства, департамента, отделения и стола. В данном случае при публикации документов следует использовать номер входящей регистрации по канцелярии министерства. В XX в. был нормативно закреплен принцип однократности регистрации документа.

Сведения с конвертов (почтовые штемпели, отметки, указания отправителя и получателя и др.) приводятся в текстуальных примечаниях в тех случаях, когда это важно для понимания содержания документа и его атрибуции.