8.1.1. Хронологический принцип систематизации

Основной принцип систематизации документов - хронологический, при котором документы располагаются по датам их создания, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Этот принцип используется в качестве определяющего, когда надо показать динамику развития события, явления, процесса. При использовании других принципов систематизации применение хронологического принципа носит вспомогательный характер.

Возможны отступления от строгой хронологии расположения документов, если:

- документ является законодательным актом (нормативным или директивным документом) и относится к теме документальной публикации в целом (такие документы помещаются в начало документальной публикации или перед группой документов);

- документ содержит обобщающую характеристику вопроса, периода, итоговые сведения (как правило, он помещается в конец группы документов, относящихся к тому или иному периоду);

- даты событий, отраженных в документе, не совпадают с датой составления документов (порядок расположения может быть изменен с учетом необходимости раскрытия темы публикации).

Нормативные правовые акты, делопроизводственные документы располагаются в соответствии с датой их подписания, принятия, утверждения или опубликования. В необходимых случаях в текстуальных примечаниях поясняется, какая дата принята за основную при систематизации.

Материалы к протоколам, стенограммы выступлений и докладов, тезисы докладов и другие документы, обсуждаемые на заседаниях и совещаниях, помещаются в последовательности их рассмотрения. Как правило, дополнительные документы помещаются после решений, даже если они датируются более ранними датами. Такой подход оговаривается в предисловии. Нежелательно публиковать материалы к тем или иным документам отдельными томами, в отрыве от основного комплекса документов, к которым они относятся. Не допускается публикация решений по рассматриваемым вопросам в качестве дополнения к комплексу подготовительных документов.

Документы, составлявшиеся в течение некоторого промежутка времени, рекомендуется располагать в публикации по конечной дате, если они являются целостным документом (например, литературное произведение), и по начальной дате, если записи каждого дня имеют самостоятельное значение (например, личные дневники; конспекты (записи) лекций; журналы записи наблюдений; книги записи опытов, экспериментов; дневники работ; журналы боевых (военных) действий).

Документы, датированные только месяцем или годом, помещаются в конце соответствующего периода времени вслед за точно датированными документами. Если приблизительная дата документа установлена в пределах нескольких дней, месяцев или лет, то такие документы помещаются по начальной дате вслед за точно датированными документами.

Документы, приблизительно датированные одним днем (одним месяцем, годом), располагаются в следующем порядке: не позднее 29 мая, 29 мая, не ранее 29 мая.