4.10. Внутренняя переписка

4.10.1. Документы, используемые для внутренней переписки (аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки (далее вместе - записки)), создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Минобрнауки России, имеют следующие реквизиты:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

отметка об исполнителе.

4.10.2. В тексте записок (за исключением объяснительной) кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений, писем и т.п. Текст объяснительной записки оформляется в произвольной форме.

4.10.3. Записка (за исключением объяснительной) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурного подразделения, подписывается электронной подписью, регистрируется и направляется адресату посредством СЭД.

4.10.4. Записки могут оформляться с использованием форматов A3 и A4, рекомендуемый размер шрифта основного текста N 14, допускается оформление табличных материалов размерами шрифта NN 10 - 13.

4.10.5. Информация к совещаниям, мероприятиям, встречам Министра, заместителей Министра представляется в электронном виде и на бумажном носителе формата A4.

Допускается представление таблиц, планов, схем на листах формата A3, если это вызвано специфическими особенностями представляемой информации и невозможностью ее размещения на листах формата A4 без ущерба для восприятия. Не допускается представление информации на бумажном носителе с исправлениями, помарками, дефектами текста, бледной печатью, следами корректирующей жидкости, а также плохо читаемых таблиц.

Текстовый документ должен начинаться абзацем с указанием на структурное подразделение, подготовившее документ.

На лицевой стороне последнего листа информации в нижнем левом углу в обязательном порядке в реквизите "отметка об исполнителе" должны быть указаны сведения об исполнителе документа (фамилия, имя, отчество, номер служебного телефона).

Информация должна быть изложена с соблюдением правил орфографии, пунктуации и стилистики делового письма, содержать краткий анализ проблематики по теме встречи, совещания, мероприятия, отражать динамику развития направления деятельности Минобрнауки России в соответствующей сфере, ее влияние на осуществление полномочий Минобрнауки России и подведомственных организаций.

В тексте должны быть сформулированы проблемные вопросы, подлежащие рассмотрению в ходе совещания, мероприятия, встречи, предпринимаемые и планируемые меры по их разрешению, необходимые для этого финансовые, материальные, кадровые ресурсы и их источники, а также отражены предложения о мерах административного воздействия, принятии нормативных правовых актов, документировании управленческих решений.

Образец оформления служебной записки приводится в приложении N 13 к Инструкции.