4.9. Служебные письма

4.9.1. Служебные письма Минобрнауки России (далее - служебные письма) готовятся в том числе как:

а) ответы (доклады) (далее вместе - ответные письма):

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти;

ответы на парламентские запросы;

ответы на запросы сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

ответы на обращения граждан и организаций;

б) сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) инициативные письма, направляемые в целях исполнения функций Минобрнауки России (далее - инициативные письма).

4.9.2. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

отметка об исполнителе.

4.9.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Реквизит "текст документа" служебных писем печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала с использованием шрифта, являющегося метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, размером N 14.

4.9.4. При подготовке служебных писем в адрес подведомственных Минобрнауки России организаций, отправляемых посредством СЭД, а также в адрес федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных органов государственной власти, отправляемых посредством системы МЭДО, используется электронный шаблон бланка.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 без использования бланков. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

4.9.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются поручениями Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также в письмах Аппарата Правительства Российской Федерации, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации или резолюциями (поручениями) Министра, заместителей Министра. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.9.6. Процедура согласования ответных писем включает в себя согласование всеми должностными лицами, поименованными в резолюции (поручении) Министра, заместителей Министра. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами Минобрнауки России.

Проекты писем в адрес палат Федерального Собрания Российской Федерации: Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в обязательном порядке визируются статс-секретарем - заместителем Министра или заместителем Министра, которому переданы соответствующие полномочия.

4.9.7. Текст ответного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, указываются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Образцы оформления служебных писем приводятся в приложении N 13 к Инструкции.

4.9.8. Служебные письма подписываются Министром, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей, а также руководством структурных подразделений в соответствии с положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами руководства структурных подразделений в пределах своей компетенции.

Приложения к представляемым на подпись Министру проектам служебных писем (справки, предложения, информационные материалы, статистические данные т.д.), в том числе оформленные в виде приложений доклады, отчеты, должны быть подписаны заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.

4.9.9. Проекты служебных писем, представляемые на подписание Министру (лицу, исполняющему его обязанности), проходят обязательную проверку на предмет соблюдения правил орфографии и пунктуации, употребления грамматических и лексических средств русского языка, а также требований, устанавливаемых Правительством Российской Федерации к структуре и содержанию проектов докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении поручений.

Проекты указанных писем ответственный исполнитель представляет государственному служащему Департамента государственной службы и административной деятельности, ответственному за корректирование документов, представляемых на подпись Министру (лицу, исполняющему его обязанности), непосредственно перед передачей документов на подписание Министру с визами исполнителя, руководства структурного подразделения, ответственного за их подготовку, руководства всех заинтересованных или поименованных в указании по исполнению документа (резолюции) Министра (заместителей Министра) структурных подразделений, заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей.

Не представляются на корректирование:

служебные письма и иные документы, подготовленные на подписание заместителями Министра (кроме случаев, если заместитель Министра исполняет обязанности Министра), руководителями структурных подразделений Минобрнауки России;

приказы Минобрнауки России об отпусках, назначении и освобождении от должности руководителей подведомственных организаций, по личному составу и награждению;

программы (паспорта программ), стратегии, планы, концепции и технические задания, государственные задания подведомственным организациям;

проекты поручений Министра;

слайды презентаций;

правительственные телеграммы;

поздравительные и приветственные адреса.

Порядок корректирования представляемых на подписание Министру (лицу, исполняющему его обязанности) документов с перечнем документов, представляемых на корректирование, приводится в приложении N 14 к Инструкции.