6.9. Отправка исходящих документов

6.9.1. Исходящие документы за подписью Министра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей Министра подлежат отправке в соответствии с указателем рассылки, подготовленным ответственным исполнителем.

Исходящие документы сортируются по способу отправки: посредством СЭД, МЭДО, фельдъегерской связью, почтовой связью (простая, заказная корреспонденция).

Отправка исходящей корреспонденции посредством СЭД или МЭДО осуществляется государственными служащими, осуществляющими регистрацию исходящих документов в соответствии с пунктом 6.8.1 Инструкции. Перед отправкой проверяется наличие электронной подписи на документе.

В случае если исходящий документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается ответственным исполнителем в Департамент государственной службы и административной деятельности для отправки в необходимом количестве экземпляров и строго с реестром передачи документов на отправку.

6.9.2. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, другие органы государственной власти, отправляются по МЭДО или фельдъегерской связью.

Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа совместно с государственным служащим Департамента государственной службы и административной деятельности.

Срочные документы отправляются в первую очередь.

Документы за подписью руководителей структурных подразделений в электронной форме отправляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Отправка документов за подписью руководителей структурных подразделений на бумажном носителе осуществляется Департаментом государственной службы и административной деятельности.

Департамент государственной службы и административной деятельности осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документов (наличие указанных в исходящих документах приложений), соответствия количества экземпляров документа списку рассылки и наличия реестра передачи документов на отправку. В случае несоответствия одному из указанных требований документ возвращается в структурное подразделение для доработки.