III. Учет материалов и контроль за их движением на складах (в кладовых)

III. Учет материалов и контроль за их движением

на складах (в кладовых)

57. Аналитический учет материальных ценностей на складах и в кладовых предприятия (стройки) и цехов (участков) должен осуществляться в сортовом разрезе, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Сортовой количественный учет движения материальных ценностей ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.). В отдельных случаях допускается возлагать с согласия материально ответственного лица ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).

58. Сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой междуведомственной форме N М-17, заготовляемых бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаваемых материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка.

В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

Министерства и ведомства могут устанавливать и иной порядок выдачи карточек складского учета, обеспечивая при этом необходимые требования контроля. Они же утверждают форму карточки, применяемую для бездокументного отпуска материалов.

59. На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.

60. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, дуаль-карт и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.

61. На основе данных складского сортового учета материалов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения. Это делается путем выписки сигнальных справок. Для этой цели могут быть также использованы данные, полученные с помощью средств механизации (ПВМ и ЭВМ).

62. Работники бухгалтерии предприятия (стройки) обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами.

Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета.

Материально ответственные лица обязаны по требованию указанного выше работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.

63. Одновременно с указанной в п. 62 проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приемку - сдачу первичных документов.

Приемка - сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра. Однако с согласия материально ответственных лиц подтверждением приемки - сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции.

64. Сдача складом лимитных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все лимитные карты (или месячные талоны от квартальных карт) независимо от использования лимита.

До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получавшие их. Выверка подтверждается их подписями.

65. О выявленных серьезных дефектах и нарушениях в работе материально ответственного лица, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру предприятия (стройки).

66. Если склады или кладовые отдельных хозяйств (цехов, подсобных хозяйств, участков) расположены от заводоуправления (конторы) предприятия (стройки) на далеком расстоянии, контроль за правильным документированием операций и за ведением материально ответственным лицом складского сортового учета допускается осуществлять не на складах, а в бухгалтерии предприятия (стройки). В этом случае первичные документы в установленные сроки должны передаваться в бухгалтерию при реестре сдачи документов, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов (раздельно по приходу и расходу).

Независимо от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии в целях проверки организации складского учета должен посещать отдаленно расположенные склады и кладовые (в сроки, установленные главным бухгалтером).

Заведующий (кладовщик) склада, расположенного на далеком расстоянии от заводоуправления (конторы) предприятия (стройки), обязан представлять в бухгалтерию в установленный для этого срок в двух экземплярах ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце. Эти ведомости должны быть подписаны также начальником (мастером) цеха, участка или производителем работ. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.

67. При многочисленности и отдаленности кладовых строительно-монтажных участков от строительной организации допускается с разрешения министерства или ведомства представление материально ответственным лицом вместо ведомости остатков материалов месячных отчетов о поступлении, отпуске и остатках материалов (с приложением первичных документов).

Формы этих отчетов, а также порядок составления, представления и проверки их устанавливаются министерствами и ведомствами на основе типовых форм, изданных ЦСУ СССР.

68. При оформлении отпуска материалов (без расходных документов) подписями получателей непосредственно в карточках складского учета (см. п. 49) возможны различные варианты. При небольшой номенклатуре материалов и отсутствии машиносчетной установки карточки открываются на месяц. В конце месяца они передаются в бухгалтерию для обработки. Вместо них открываются новые карточки, в которые переносятся данные об остатках из карточек за истекший месяц. При наличии машиносчетной установки и большой номенклатуры материалов карточки обрабатывают в конце месяца (в вечернюю смену работы) с таким расчетом, чтобы к началу следующего дня вернуть их на склад. Возможно и ведение таких карточек в двух экземплярах, первые из которых по окончании месяца предназначены для бухгалтерии. Целесообразно и применение варианта, при котором ведется два комплекта карточек: один на четные, а другой на нечетные месяцы. Когда один сдается на машиносчетную установку или в бухгалтерию, записи производят во втором. Конкретный порядок применения того или иного варианта определяется министерствами и ведомствами или по их поручению предприятиями (стройками).

69. При наличии соответствующих условий и возможностей целесообразно соответствующие вычислительные машины устанавливать непосредственно на складах. Эти машины агрегатируются с перфораторами карт или лент для получения технического носителя информации. При этом на основании первичных документов каждая операция с материалами отражается учетчиком - оператором одновременно на карточках складского учета, а также на перфокартах (перфолентах), которые используются затем для составления бухгалтерских сводок и группировок. Тем самым механизированным путем обеспечивается тождественность записей в складском и бухгалтерском учете.

В условиях автоматизированной системы управления и автоматизированного складского хозяйства, использования электронных вычислительных машин, а также ограниченного количества номенклатурных номеров материалов возможно применение систематически составляемых ведомостей - табуляграмм движения и остатков материалов, предназначенных как для оперативного руководства, так и контроля за состоянием и движением материалов на складах. В связи с этим целесообразно рекомендовать материально ответственным лицам отказываться от ведения карточек складского учета.