6.2. Передача дел при реорганизации, ликвидации организации

Процесс передачи архивных документов при реорганизации или ликвидации организации включает:

- определение места дальнейшего хранения документов;

- подготовку архивных документов к передаче;

- передачу архивных документов.

При реорганизации или ликвидации организации место дальнейшего хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела и указывается в распорядительном документе о реорганизации (ликвидации) последней.

При реорганизации организации определяется юридическое лицо, которому передаются документы.

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливаются следующие правила:

- при реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов или в соответствующий государственный архив;

- при изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления;

- при реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций или в архив вышестоящей организации. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами;

- при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующим специально уполномоченным Президентом Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

- при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации организации в распорядительном документе о ликвидации место дальнейшего хранения документов указывается в соответствии со следующими положениями ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":

- при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив;

- при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Организационные вопросы подготовки документов к передаче решает ликвидационная комиссия (п. 7.1. Правил), в состав которой входят представители архива реорганизуемой (ликвидируемой) организации. При реорганизации (ликвидации) организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии входят также представители соответствующего государственного (муниципального) архива.

При подготовке фонда реорганизуемой (ликвидируемой) организации к передаче проводится проверка наличия и состояния документов (см. раздел 2.2.3. Методических рекомендаций), а также подготовка дел к передаче (см. раздел 6.1.2. Методических рекомендаций). Передача документов проводится по акту приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 30 Правил).

При передаче документов правопреемнику реорганизуемой организации или вновь созданному юридическому лицу акт утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем организации, принимающей документы. При передаче документов ликвидируемой организации в государственный (муниципальный) архив акт приема-передачи архивных документов на хранение утверждается председателем ликвидационной комиссии и руководителем государственного (муниципального) архива.

Транспортировка передаваемых документов осуществляется за счет средств, выделенных на реорганизацию (ликвидацию).

Графическое изображение процесса 6.2. "Передача дел при реорганизации, ликвидации организации" представлено на схеме 31 приложения N 4.