2.2.1. Рациональное размещение документов в архивохранилище

Рациональное размещение документов в архивохранилище создает условия для поиска документов и проверки их наличия. Требования к размещению документов в архивохранилище содержатся в пунктах 2.34 - 2.35 Правил. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

При размещении документов работник архива руководствуется правилами:

- все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилище на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов;

- документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах;

- дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные могут размещаться горизонтально;

- коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;

- на коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи, крайние номера дел, размещенных в данной коробке, даты дел, находящихся в коробке, и номер коробки в пределах фонда;

- не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах (п. 2.34., 2.35. Правил);

- документы постоянного хранения на бумажном носителе размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения (за исключением документов по личному составу) - в связках;

- документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов (п. 2.35. Правил).

Рекомендуется хранить электронные документы раздельно по видам электронных носителей, в разных коробках, боксах, ящиках, на разных полках шкафов.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах, ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки, бокса.

Электронные документы могут храниться на серверах, принадлежащих организации или арендуемых организацией.