6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

6.4. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

6.4.1. Документы, отправляемые Федеральной архивной службой России, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602).

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие телефона исполнителя (для отправляемых писем). Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документационного обеспечения.

6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.4.3. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками отдела документационного обеспечения завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).

6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.