6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Документы, поступающие в Федеральную архивную службу России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Если при вскрытии конверта будет обнаружено его повреждение, отсутствие документа(ов) или приложений к нему (ним), несоответствие номеров, указанных на конверте, номерам вложенных документов, то об этом составляется акт в двух экземплярах, из них один экземпляр направляется отправителю, а второй хранится в отделе документационного обеспечения.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Конверты поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к письму или документу в случаях:

когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения документа;

когда на документе или в письме нет адреса отправителя, указанного на конверте.

6.3.2. Документы, адресованные руководству Федеральной архивной службы России, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются начальником отдела документационного обеспечения или лицом, его замещающим, а затем докладываются руководству службы или направляются в подразделения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания.

Руководству Федеральной архивной службы России передаются документы высших органов власти и управления, документы органов власти и управления субъектов Российской Федерации, архивных учреждений, зарубежная корреспонденция, а также другие важнейшие документы по принципиальным вопросам деятельности службы.

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям, передаются в эти подразделения без предварительного доклада руководству Федеральной архивной службы России, если поставленные в них вопросы не носят принципиального характера.

Передача работниками аппарата руководству Федеральной архивной службы России незарегистрированных документов, минуя отдел документационного обеспечения, запрещается.

Документы должны передаваться руководству или непосредственно исполнителям в день их поступления. Правительственные документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", правительственные телеграммы и срочные факсограммы докладываются руководству немедленно.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день их поступления.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение в структурное подразделение под расписку. Работник, получивший документ, расписывается о его получении в РКФ.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Все документы, рассмотренные руководством Федеральной архивной службы России, передаются из одного подразделения в другое только через отдел документационного обеспечения.

6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.