7.1. Регистрация документов

7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя Федеральной архивной службы по основной деятельности, приказы по личному составу, обращения граждан, консульские запросы.

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

Регистрация корреспонденции органов власти и управления, писем, приказов по основной деятельности, консульских запросов, внутренних документов осуществляется в отделе документационного обеспечения.

Регистрация социально-правовых запросов граждан - секретарем Руководителя Федеральной архивной службы России.

Регистрация приказов по личному составу - в отделе кадров.

Регистрация протоколов коллегии - секретарем коллегии.

7.1.5. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

7.1.6. На всех регистрируемых входящих документах на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором проставляется регистрационный номер документа и дата поступления документа. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

7.1.7. На каждом отправляемом подписанном руководителем документе проставляется дата и исходящий номер. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел и порядкового номера с добавлением буквенного индекса. Буквенный индекс обозначает первую букву фамилии руководителя или заместителя руководителя Федеральной архивной службы России, подписавшего документ. Индекс структурного подразделения отделяется от порядкового номера документа косой чертой. Порядковый номер документа отделяется от буквенного индекса знаком дефиса.

7.1.8. Состав регистрационного номера внутренних документов (докладные записки, справки, сводки, отчеты о командировках), адресованных руководителю или заместителям руководителя службы, аналогичен исходящему регистрационному номеру.

7.1.9. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в Приложении N 15.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

7.1.10. Не подлежат регистрации поступающие в отдел документационного обеспечения документы, перечисленные в примерном перечне (Приложение N 16).

7.1.11. Документы с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в соответствии с требованиями специальной Инструкции.