Приложение N 38. Основные функции работы с документами и существующие возможности их автоматизации

┌──────────────┬────────────────────────────┬─────────────────────────────┐

│ Основные │ Краткая характеристика │ Существующие возможности │

│функции работы│ основных функций │ автоматизации │

│с документами │ │ │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Составление │Подготовка содержания │Подготовка текста на │

│ │документа на основе │компьютере, использование │

│ │имеющейся информации, ее │типовых текстов, компьютерных│

│ │оценки │форм, шаблонов │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Оформление │Использование внешних │Использование типовых │

│ │элементов оформления │компьютерных форм, шаблонов │

│ │конкретной разновидности │с типовыми элементами │

│ │документов и расположение │оформления │

│ │реквизитов в соответствии с │ │

│ │установленными требованиями │ │

│ │(форматы бумаги, бланки, │ │

│ │границы полей и т.п.) │ │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Согласование │Оценка целесообразности │Требуется оценка документа, │

│ │создания документа, его │восприятие информации │

│ │обоснованности, соответствия│человеком. Использование │

│ │действующему законодатель- │электронного аналога подписи │

│ │ству, нормативным документам│при согласовании электронной │

│ │и т.п. Проставление │версии документа │

│ │собственноручной подписи │ │

│ │уполномоченным лицом в │ │

│ │соответствии с его компе- │ │

│ │тенцией и предоставленными │ │

│ │правами (реквизиты "визы" │ │

│ │или "гриф согласования") │ │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Подписание │Проставление подписи или │Требуется оценка документа, │

│(утверждение) │грифа утверждения на │восприятие информации │

│ │документе уполномоченным │человеком. Использование │

│ │лицом в соответствии с его │электронного аналога подписи │

│ │компетенцией и предостав- │ │

│ │ленными правами. Собствен- │ │

│ │норучная подпись уполномо- │ │

│ │ченного должностного лица │ │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Регистрация, │Регистрация документа - │Автоматическое присвоение │

│учет │запись учетных данных о │регистрационных номеров в │

│ │документе по установленной │соответствии с выбранными │

│ │форме, фиксирующая факт его │правилами номерообразования │

│ │создания или получения: в │и запись учетных данных │

│ │журнале, картотеке, │документа в компьютерной │

│ │компьютере │системе │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Передача на │Процедура доведения докумен-│При наличии электронного │

│исполнение │тов (или их копий) до конк- │документа или электронной │

│или отправка │ретных лиц для ознакомления │копии (использование корпо- │

│адресату │или совершения действий, │ративной системы документо- │

│ │указанных в документе. В │оборота, электронной почты) │

│ │установленных случаях │ │

│ │документируется (отмечается │ │

│ │в учетных формах). Варианты:│ │

│ │передача непосредственно │ │

│ │исполнителю или через │ │

│ │курьера; использование │ │

│ │различных способов отправки │ │

│ │(почта, телеграф, факс и │ │

│ │т.п.); электронная почта; │ │

│ │корпоративная система │ │

│ │документооборота │ │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Копирование │Создание копий документа │Использование копировально- │

│(размножение) │(на бумажном носителе или │множительной или компьютерной│

│ │электронных) для │техники (распечатка дополни- │

│ │обеспечения ознакомления с │тельных копий документа, │

│ │ним и одновременной работы │подготовленного на компью- │

│ │необходимого круга лиц │тере; копирование файла; │

│ │ │сканирование или копирование │

│ │ │бумажного документа) │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Получение │Процедура получения │Получение документа по │

│ │документов (или их копий) │электронной почте, исполь- │

│ │конкретными лицами для │зование Интернета (Интранета)│

│ │ознакомления или совершения │или системы электронного │

│ │действий, указанных в │документооборота │

│ │документе. В установленных │ │

│ │случаях передается под │ │

│ │расписку получателю. │ │

│ │Варианты получения: от │ │

│ │работников служб, │ │

│ │осуществляющих доставку │ │

│ │документов; начальника или │ │

│ │коллег; по каналам связи │ │

│ │(факсу, электронной почте); │ │

│ │посредством корпоративной │ │

│ │системы электронного │ │

│ │документооборота и т.п. │ │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Ознакомление │Оценка информации, │Требуется оценка документа, │

│ │содержащейся в документе, │восприятие информации │

│ │для использования в │человеком. Документ на │

│ │дальнейшей работе │бумажном носителе или в │

│ │ │электронном виде │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Рассмотрение │Оценка информации, содер- │Требуется оценка документа, │

│(принятие │жащейся в документе, и │восприятие информации чело- │

│решений по │принятие решений о порядке │веком. Документ на бумажном │

│документу, │дальнейшей работы с ним, │носителе или в электронном │

│указание) │сроках, характере исполне- │виде. Ввод указания или │

│ │ния, конкретных исполните- │редактирование проекта │

│ │лях. Исполнение указания от │указания в корпоративной │

│ │руки или подписание подго- │системе документооборота. │

│ │товленного проекта указания │Распечатка введенного │

│ │ │проекта указания для его │

│ │ │подписания руководителем │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Контроль за │Отслеживание установленного │Требуется оценка документа, │

│прохождением │порядка прохождения доку- │восприятие информации чело- │

│и исполнением │мента и исполнения (сроков │веком. Документ на бумажном │

│документа │и решения вопросов по │носителе или в электронном │

│ │существу) │виде. Формальная сторона │

│ │ │может быть автоматизирована │

│ │ │(автоматизация процедуры │

│ │ │отслеживания фактических │

│ │ │сроков исполнения │

│ │ │документов) │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Хранение │Обеспечение физической │Обеспечение физической со- │

│документа │сохранности документа и │хранности электронных доку- │

│в процессе │соблюдение порядка доступа │ментов и баз данных (в том │

│исполнения │к информации в процессе │числе резервное копирова- │

│ │исполнения │ние); автоматизация средств │

│ │ │поиска бумажного документа в │

│ │ │процессе исполнения │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Списание │Признание факта, что испол- │Для документов на бумажной │

│в дело │нение документа завершено. │основе - отметка на докумен- │

│ │Помещение документа на хра- │те и внесение в автоматизи- │

│ │нение в дело, сформирован- │рованную систему информации │

│ │ное по предметно-вопросно- │о списании документа в дело. │

│ │му, корреспондентскому, │Для документов, существующих │

│ │хронологическому и другим │только в электронном виде, │

│ │признакам. Обеспечение │требуется дальнейшая прора- │

│ │физической сохранности, │ботка комплекса вопросов │

│ │удобства дальнейшего │организации их хранения, │

│ │использования документа и │обеспечения физической │

│ │его быстрого нахождения по │сохранности, аутентификации │

│ │запросу │и т.п. │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Поиск │Нахождение самого документа │Может быть автоматизирован │

│ │или запрашиваемых сведений │(необходима формулировка │

│ │о нем │критериев поиска) │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Хранение │Обеспечение физической │Использование средств авто- │

│в архиве │сохранности документа и │матизации для контроля за │

│ │соблюдение порядка доступа │условиями хранения, противо- │

│ │к информации в процессе │пожарной безопасностью, │

│ │архивного хранения │регулирования доступа в │

│ │ │помещение архива и защиты │

│ │ │информации в компьютерной │

│ │ │системе. Создание фонда │

│ │ │пользования архивных │

│ │ │документов в электронной │

│ │ │форме. Хранение документов │

│ │ │на машинных носителях. │

│ │ │Обеспечение физической │

│ │ │сохранности электронных │

│ │ │документов и баз данных (в │

│ │ │том числе резервное │

│ │ │копирование); автоматизация │

│ │ │средств учета и поиска │

│ │ │бумажного документа в │

│ │ │процессе архивного хранения │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Экспертиза │Отбор документов на │Требуется оценка документа, │

│ценности │государственное хранение │восприятие информации │

│ │или установление сроков их │человеком. Документ на │

│ │хранения в архиве │бумажном носителе или в │

│ │организации на основе │электронном виде. Формальная │

│ │принятых критериев │сторона (отбор дел по срокам │

│ │ │хранения) может быть │

│ │ │автоматизирована │

├──────────────┼────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Уничтожение │Физическое уничтожение │Использование оборудования │

│ │(разрушение) носителя │для уничтожения бумажных │

│ │информации или записи на │документов (например, │

│ │носителе │измельчения бумаги) и для │

│ │ │уничтожения записи на │

│ │ │машинном носителе │

└──────────────┴────────────────────────────┴─────────────────────────────┘