3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

3.1.1. Движение документов в центральном аппарате Службы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Основные виды работы службы делопроизводства и работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях в области организации документооборота, перечислены в Приложении N 34.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Службе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, настоящей Инструкцией, Регламентом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, табелем унифицированных форм документов и должностными регламентами.

3.1.3. Технологическая цепочка обработки документов состоит из следующих этапов:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел в соответствии с номенклатурой;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и сдача дел в архив.

3.1.4. Все документы Службы делятся на следующие документопотоки:

входящие, исходящие и внутренние документы;

регистрируемые и нерегистрируемые документы;

направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т.д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.); обращения граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, сторонним организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные и объяснительные записки и т.д.), обеспечивающие решение задач в пределах органа управления без направления информации за его пределы.

3.1.5. При применении в Службе электронного документооборота службой делопроизводства совместно со специалистами автоматизации делопроизводства разрабатываются маршруты движения документов.

Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Службу. Варианты схем прохождения документов представлены в приложениях N 35 - 37 (не приводятся).

3.1.6. Основные функции работы с документами, требования к организации и технологии работы с электронными документами, термины в области документационного обеспечения управления и их определения изложены в Приложениях N 38 - 40.