Приложение 4. Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки

──────────────────────────────────────────────────────────────────

Реквизиты Пояснения по заполнению

──────────────────────────────────────────────────────────────────

1 2

──────────────────────────────────────────────────────────────────

Автор (корреспондент) При регистрации поступающего документа за-

писывается название организации (лица)

- автора документа. При регистрации

отправляемых документов записывается наз-

вание организации (лица) - корреспондента.

Допускается применение сокращенного назва-

ния организации.

Название вида документа Заполняется в соответствии с названием

вида регистрируемого документа. При

регистрации писем графа не заполняется.

Дата документа Дата, присвоенная документу организацией-

автором: число, месяц, год - тремя парами

арабских цифр.

Индекс документа Индекс, присвоенный документу

организацией-автором, переносится с посту-

пившего или отправляемого документа

Дата поступления Дата поступления документа в министерство

переносится с регистрационного штампа.

Индекс поступления Индекс, присвоенный документу министерст-

вом-получателем, переносится из регистра-

ционного штампа.

После исполнения документа дополняется

номером дела по номенклатуре дел или

другими индексами.

Заголовок документа Переносится заголовок, сформулированный на

или краткое содержание документе.

Резолюция Переносится с документа основное содержа-

ние поручения, автор и дата резолюции,

исполнитель.

Срок исполнения Проставляется число, месяц, год - тремя

парами арабских цифр. При регистрации

отправляемого инициативного документа за-

писывается дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении Краткая запись решения вопроса по существу

или дата и индекс ответного документа.

Отметка о направлении Индекс дела, в которое подшит документ, в

документа в дело соответствии с номенклатурой дел ("В дело

N ..."), дата, подпись ответственного ис-

полнителя.