V. Регистрация и учет обращений

32. Все обращения, поступившие в войска национальной гвардии в порядке, установленном пунктом 22 настоящей Инструкции, подлежат обязательной регистрации в срок, не превышающий трех дней со дня их поступления, за исключением жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц при предоставлении государственных услуг, которые регистрируются не позднее следующего рабочего дня со дня их поступления.

33. Письменные обращения, адресованные руководству Росгвардии, регистрируются и учитываются в УДиР Росгвардии, за исключением обращений, принятых на личном приеме, которые регистрируются сотрудниками Общественной приемной Росгвардии.

34. Письменные обращения, адресованные и поступившие в структурные подразделения центрального аппарата Росгвардии, регистрируются и учитываются соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.

35. Письменные обращения, адресованные и поступившие в войска национальной гвардии, регистрируются и учитываются подразделениями делопроизводства и режима.

36. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера "1". В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации.

37. При регистрации письменного обращения на лицевой стороне первого листа указываются дата регистрации и регистрационный номер. Если обращение поступило из организации, указанные реквизиты проставляются на сопроводительном письме.

38. В случае поступления из государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц нескольких обращений с одним сопроводительным письмом, регистрационный номер присваивается каждому обращению. При этом копия сопроводительного письма прикладывается к каждому обращению.

39. Учет обращений осуществляется в учетных формах.

40. Перед порядковым номером обращения проставляется первая буква фамилии гражданина (например: В-101). Регистрационный номер может быть дополнен другими буквенными или цифровыми обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений (например: 5/Б-2022, где 5 - код подразделения). При использовании АИС допускается иной порядок регистрации (в зависимости от технических возможностей АИС).

41. Обращение гражданина, поступившее в войска национальной гвардии с сопроводительным документом от должностного лица государственного органа или органа местного самоуправления, в картотеке или журнале учитывается по фамилии гражданина с указанием в отдельной графе фамилии и инициалов должностного лица, направившего обращение. В АИС учитываются фамилии и инициалы гражданина и должностного лица, направившего его обращение.

42. Картотека формируется из отдельных групп карточек, каждая из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии гражданина (алфавитная картотека). В каждой группе карточки располагаются в хронологическом порядке. Нумерация обращений в каждой группе начинается с номера "1".

43. Книга учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) <1> делится на разделы, каждый из которых соответствует определенной букве алфавита - первой букве фамилии гражданина (алфавитный журнал). Нумерация обращений в каждом разделе начинается с номера "1".

--------------------------------

<1> Приложение N 4 к Дисциплинарному уставу Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 г. N 1495 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 47, ст. 5749, 2017, N 21, ст. 2988). Далее - "Книга учета обращений".

44. Карточки или Книга учета обращений заполняются разборчиво. Записи производятся ручкой без сокращений. Исправления не допускаются. Ошибочные записи зачеркиваются и удостоверяются подписью должностного лица подразделения делопроизводства и режима.

45. При использовании АИС обращения регистрируются по дате в хронологическом порядке.

46. АИС должна обеспечивать проверку обращений на повторность и связность, хранение сведений об обращениях, а также формирование и обобщение необходимой статистической информации.

47. Обязательному учету в АИС подлежат следующие сведения об обращении:

47.1. Регистрационный номер.

47.2. Дата регистрации.

47.3. Способ доставки.

47.4. Количество листов обращения и приложения к нему.

47.5. Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) или инициалы гражданина.

47.6. Почтовый и (или) электронный адреса для направления ответа или уведомления.

47.7. Название организации, дата и исходящий номер, фамилия и инициалы лица, подписавшего обращение.

47.8. Краткое содержание, отражающее суть обращения, а также кому оно адресовано.

47.9. Классификация по тематике.

47.10. Характеристики обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос информации, коллективное, повторное, аналогичное и другие).

47.11. Регистрационные номера связанных с ним по смыслу обращений.

47.12. Резолюции по обращению с указанием их дат, а также фамилий и инициалов подписавших их должностных лиц.

47.13. Сведения об осуществлении текущего контроля.

47.14. Наименование подразделения, фамилия и инициалы непосредственного исполнителя, дата получения обращения для исполнения.

47.15. Результат рассмотрения обращения с указанием даты ответа или уведомления, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего ответ или уведомление.

47.16. Информация о выезде на место для проверки фактов и обстоятельств, изложенных в обращении.

47.17. Результаты служебной проверки и сведения о привлечении к ответственности должностных лиц войск национальной гвардии, виновных в нарушении прав и законных интересов граждан.

47.18. Место хранения материалов по обращению.

48. В учетных формах допускается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.

49. Все сведения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными, носить информативный характер и позволять идентифицировать повторность обращения.

50. Каждое аналогичное обращение подлежит регистрации в общем порядке. В учетных формах указывается: "аналогичное к N ________ от "__" __________ 20__ г.".

51. Коллективные обращения учитываются по первым двум/трем разборчиво указанным фамилиям. Первой указывается фамилия гражданина, в адрес которого просят направить ответ. Коллективные обращения без указания фамилий обратившихся регистрируются по названию организации, предприятия, учреждения, откуда они поступили. В учетной форме в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное".

52. Анонимные обращения учитываются в отдельной группе карточек или в отдельном разделе журнала (например: АН-45), а при использовании АИС в соответствующих реквизитах проставляется слово "анонимное".

53. Представленные гражданином обращения с приложенными к ним дополнительными документами и материалами либо просьба об их истребовании подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и приобщению к материалу проверки. Дальнейшая переписка по обращению ведется с указанием всех номеров, собранных в материале.