IV. Прием и первичная обработка обращений

16. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:

16.1. Наименование органа, в который направляется обращение, или фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица и его должность.

16.2. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина.

16.3. Почтовый адрес гражданина для направления ответа или уведомления о переадресации обращения.

16.4. Личную подпись гражданина и дату.

17. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы (либо их копии).

18. Интернет-обращение в обязательном порядке должно содержать:

18.1. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина.

18.2. Адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения.

19. К интернет-обращению гражданин вправе приложить необходимые документы и материалы в электронной форме.

20. В письменном обращении и интернет-обращении гражданин должен изложить суть обращения, просьбы, причины несогласия с обжалуемым решением, обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия в их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, а также иные сведения, имеющие значение для рассмотрения обращения.

21. Отсутствие сведений, перечисленных в пунктах 16 - 18 настоящей Инструкции, за исключением отсутствия фамилии гражданина и его почтового либо электронного адреса для направления ответа, не является основанием для оставления обращения без ответа.

22. К рассмотрению принимаются обращения, принятые в ходе проведения личного приема уполномоченным должностным лицом войск национальной гвардии, а также направленные посредством:

22.1. Операторов почтовой связи.

22.2. Официальных сайтов.

22.3. Факсимильной связи.

22.4. Федеральной фельдъегерской почтовой связи и специальной связи.

22.5. Почтового ящика, установленного в круглосуточно доступных для граждан местах.

23. Должностным лицам подразделений делопроизводства и режима запрещается лично принимать обращения от граждан, за исключением рапортов и обращений, принятых в ходе личного приема уполномоченными должностными лицами.

24. Выемка корреспонденции из почтового ящика производится должностным лицом войск национальной гвардии, отвечающим за доставку корреспонденции (при его отсутствии - должностным лицом подразделения делопроизводства), не реже одного раза в день, за исключением выходных и праздничных дней.

25. Делопроизводство по обращениям граждан и организаций в войсках национальной гвардии осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

26. Для приема интернет-обращений применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение гражданином сведений, указанных в пунктах 16 - 18 настоящей Инструкции.

27. Интернет-обращение распечатывается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима. Дальнейшая работа с ним ведется в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с письменными обращениями. При использовании автоматизированной информационной системы учета обращений <1>, обеспечивающей реализацию всех этапов рассмотрения обращения, работа с ним ведется в электронной форме.

--------------------------------

<1> Далее - "АИС".

28. Первичная обработка обращений, направленных гражданином посредством операторов почтовой связи, осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима.

29. Перед вскрытием почтового отправления проверяется соответствие адреса его доставки указанным на нем адресным данным. Ошибочно полученные письма возвращаются на почту невскрытыми.

30. Все конверты, поступившие в войска национальной гвардии, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат вскрытию. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются вместе с обращениями. Допускается копирование почтового конверта (пакета) нестандартного формата.

31. При вскрытии конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. В случае отсутствия обращения или недостачи упомянутых гражданином либо содержащихся в описи документов составляется акт в соответствии с установленными требованиями делопроизводства. В картотеку, журнал, АИС <2> вносятся соответствующие отметки.

--------------------------------

<2> Далее - "учетные формы".