3. Оформление ответов на обращения

3.1. Регистрация ответов на письменные и электронные обращения граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. Отправление ответов без регистрации не допускается.

3.2. Ответ на обращение, поступившее в Министерство по информационным системам общего пользования, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.3. При направлении ответа гражданину по электронной почте исполнителем распечатывается и прикрепляется к ответу подтверждение об отправке.

3.4. Ответ на обращение подписывается Министром, заместителем Министра, директором департамента Министерства, заместителем директора департамента Министерства в соответствии с их компетенцией.

3.5. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, доступным для граждан языком и содержать разъяснения в соответствии с действующим законодательством на все поставленные в обращении вопросы и информацию о принятых мерах по обращению.

3.6. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в обращении не указано конкретное лицо, на чье имя должен быть направлен ответ).

3.7. При направлении ответа в другие органы государственной власти о рассмотрении обращения необходимо указывать, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах на коллективное обращение указывается, кому именно из граждан направлен ответ.

3.8. При подготовке ответа заявителю в тексте ответа в обязательном порядке необходимо указывать, откуда в Министерство поступило на рассмотрение обращение (в случае, если обращение поступило из другого государственного органа), по поручению какого руководителя и каким структурным подразделением Министерства оно рассмотрено.

3.9. После исполнения и отправки ответа гражданину на обращение должностное лицо Министерства, на контроле которого находилось данное обращение, на копии ответа делает отметку "В Дело", ставит дату и подпись.

3.10. Итоговое оформление дел по обращениям граждан, снятие их с контроля производятся на основании поручения руководителя. Обеспечение надлежащего хранения дел осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.