3.4. Делопроизводство

3.4. Делопроизводство.

Хозяйствующему субъекту, занимающему доминирующее положение, при выполнении порядков, описанных в пунктах 3.2 и 3.3 настоящих рекомендаций, важно документировать каждый этап процесса. Кроме того, необходимо обращать особое внимание на обязательную регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, с указанием корреспондента, темы и реквизитов писем, краткого содержания.

Процессы по рассмотрению заявок о сотрудничестве, а также решения по результатам их рассмотрения на каждом этапе, должны фиксироваться в соответствующих документах (анкетах, типовых формах, справках, рапортах, протоколах) с подписями и указанием лиц, принимающих участие в управленческих решениях.

Результатом анализа хозяйствующим субъектом, занимающим доминирующее положение, деятельности контрагента (потенциального контрагента) на соответствие критериям, установленным торговой политикой, должно являться решение об отказе в заключении либо о заключении (продлении) договора в порядке и в сроки, установленные торговой политикой.

Материалы, собранные при рассмотрении заявок контрагентов (потенциальных) контрагентов, рекомендуется учитывать и хранить в течение периода от пяти лет с момента прекращения процедур проверок, по результатам которых принималось решение о сотрудничестве, об отказе в сотрудничестве либо о прекращении коммерческих отношений.

Ведение надлежащего делопроизводства по регистрации корреспонденции, сохранению информации, содержащейся во внутренних документах хозяйствующего субъекта (справках сотрудников, отчетах и протоколах управленческих органов хозяйствующего субъекта), свидетельствует о добропорядочности и открытости хозяйствующего субъекта, снижает антимонопольные риски и может в дальнейшем обосновать принимаемые им решения в рамках проводимого антимонопольным органом исследования.

Пример:

Так, например, при оценке деятельности и принятии решения ФАС России о нарушении ЗАО Компания "Бакстер" антимонопольного законодательства по необоснованному отказу в заключении договора ФАС России установлены следующие перечни процедур, использованных ЗАО Компания "Бакстер" при проведении Комплексной проверки, Дополнительной комплексной проверки и иных видов проверок потенциального контрагента: запрос и получение анкеты предполагаемого делового партнера; проведение интервью с генеральным директором потенциального контрагента; рассмотрение информации, собранной независимой компанией (без указания этой компании); представление рекомендаций Финансовым директором, Директором по правовым вопросам, региональным советником по корпоративному регулированию и контролю процедур; принятие окончательного решения Генеральным директором.

Вместе с тем, кроме общего указания на Международную антикоррупционную политику в отношении третьих лиц и Глобальную процедуру комплексной проверки, ссылки на соответствующие положения документов, которые предусматривают и описывают эти процедуры, ЗАО Компания "Бакстер" не представило.

Решение Генерального директора ЗАО Компания "Бакстер" об отказе сотрудничества с потенциальным контрагентом было основано на обсуждениях с Финансовым директором, Директором по правовым вопросам, Региональным советником по корпоративному регулированию и контролю процедур, которые давали свои рекомендации по данному вопросу. При этом документы, подтверждающие проведение каждого этапа процедур принятия решений, а также письменные документы, отражающие такие рекомендации ЗАО Компания "Бакстер" в ФАС России не представлены.

Копии документов, в которых зафиксировано проведение и результаты проведения каждого этапа Комплексной проверки, Дополнительной комплексной проверки и иных видов проверок потенциального контрагента, включая копию файла Комплексной проверки (Анкета для собеседования с кандидатом, Форма типовой оценки и обоснования третьего лица, запросы и ответы по выполнению стандартных справочных деловых проверок и медийного поиска негативной информации о третьем лице, а также сравнительного анализа и др.), помимо анкеты предполагаемого делового партнера, конспекта интервью с генеральным директором потенциального контрагента и письмо ЗАО Компания "Бакстер" в адрес потенциального контрагента об отказе в сотрудничестве, не представлены. При этом, Форма типовой оценки и обоснования риска третьего лица, в которой содержатся отметки об обоснованности/необоснованности предполагаемого сотрудничества, не представлена по причине увольнения сотрудников ЗАО Компания "Бакстер", которые могли обладать такой информацией, внутренним поиском ЗАО Компания "Бакстер" документ не обнаружен, кроме того, ЗАО Компания "Бакстер" не представлены подтверждающие документы об увольнении ключевых сотрудников, обладающих искомой и необходимой ФАС России информацией.

ФАС России рекомендует направлять письма (запросы, ответы с принятым решением) в адрес контрагентов (потенциальных контрагентов) с дальнейшим уточнением информации о доставке его адресату посредством уведомления по электронным каналам связи либо курьером с уведомлением о вручении или по почте с уведомлением о вручении.

Так, например, торговая политика ООО "Ново Нордиск" предусматривала направление уведомления о принятом решении коммерческому партнеру посредством электронной, факсимильной или почтовой связи, что не гарантировало получение письма коммерческим партнером. В рамках рассмотрения ФАС России жалоб представлены случаи, когда ООО "Ново Нордиск" с целью затягивания процедуры рассмотрения отправляло письма на "ошибочные" адреса.