5. Организация работы с отправляемыми из ЦИК России документами

5. Организация работы с отправляемыми

из ЦИК России документами

5.1. Отправляемые документы печатаются, как правило, в протокольно-контрольном отделе на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

5.2. Отправка документов из ЦИК России осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ "Дело", по факсимильной связи или сети Интернет принимает ответственный за исполнение документа.

5.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации (кроме писем, адресованных в федеральные органы государственной власти и иные федеральные государственные органы, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации).

5.4. Исходящие письма направляются за подписью Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России на соответствующих бланках.

Телеграммы категории "Правительственная" направляются только за подписью Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России.

5.5. По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России или секретарем ЦИК России, либо по их указаниям по исполнению документов или поручениям, письма подписываются членами ЦИК России на бланке письма ЦИК России.

Ответ на входящий документ подписывается координатором исполнения, а в случае его отсутствия - автором указаний по исполнению документа.

По согласованию с Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России или с секретарем ЦИК России письма вправе подписывать:

Руководитель Аппарата ЦИК России - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностным регламентом;

заместители Руководителя Аппарата ЦИК России, не являющиеся начальниками управлений Аппарата ЦИК России - по направлениям своей деятельности в соответствии с должностными регламентами (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления внешних связей - по вопросам поездок за пределы территории Российской Федерации, приема иностранных делегаций, иным вопросам международного сотрудничества в области избирательных систем, консульским и регистрационным вопросам (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления организационного и документационного обеспечения - при направлении обращений граждан, содержащих вопросы, не относящиеся к компетенции ЦИК России (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления делами - по вопросам материально-технического и социально-бытового обеспечения (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления общественных связей и информации - по вопросам взаимодействия со средствами массовой информации, а также пресс-службами федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, политических партий, образовательных и общественных организаций и по вопросам оформления пропусков для входа в здание ЦИК России представителей средств массовой информации (на бланке письма ЦИК России);

начальник Управления государственной службы и кадров - по вопросам проверки достоверности и полноты сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими, и соблюдения федеральными государственными служащими требований к служебному поведению (на бланке письма ЦИК России);

начальник Контрольного управления - по вопросам взаимодействия с правоохранительными органами (на бланке письма ЦИК России).

5.6. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, ответственным за исполнение, соисполнителями, передаются для регистрации и отправки в отдел прохождения документов в открытом виде гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, гражданскими служащими соответствующих приемных заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, Руководителя Аппарата ЦИК России, заместителей Руководителя Аппарата ЦИК России, а также работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы начальником Планово-финансового управления.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

В случае если указание по исполнению документа или поручение Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России содержит требование о согласовании, внесении предложений или штамп "Контроль" Председателя ЦИК России, то на копии исходящего документа или докладной записки должна быть отметка о согласовании с автором указаний по исполнению документа или поручения.

5.7. С использованием ПИ "Дело" документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители (визы), а также кем он подписан, вид документа.

Документ отправляется только при наличии его электронной версии, как правило, созданной в протокольно-контрольном отделе, которая присоединяется к РК в момент регистрации.

5.8. Отправка исходящих документов в избирательные комиссии субъектов Российской Федерации по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется отделом прохождения документов.

В этом случае после регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word(R) и MS Excel(R). Если электронная версия приложения изготовлена не в протокольно-контрольном отделе, то на бумажной копии документа должна быть отметка исполнителя о соответствии отправляемой электронной версии.

Документы по вопросам формирования избирательных комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов и работников аппаратов избирательных комиссий, участников референдума направляются фельдъегерской связью или почтой.

Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию секретаря ЦИК России.

5.9. При необходимости отправка материалов информационного и справочного характера осуществляется по каналам связи ГАС "Выборы" через почтовые ящики, установленные на автоматизированных рабочих местах гражданских служащих в управлениях Аппарата ЦИК России.

5.10. По каналам факсимильной связи документы передаются исполнителями после их регистрации в отделе прохождения документов.

5.11. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса в отдел прохождения документов представляются ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

5.12. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (Приложение N 6). Список рассылки подписывается исполнителем, начальником управления Аппарата ЦИК России (его заместителем, руководителями ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России). Письмо и список рассылки передаются гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России в отдел прохождения документов для регистрации. После регистрации письма исполнитель тиражирует его и передает на отправку в отдел прохождения документов.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

5.13. Контроль за введением в ПИ "Дело" и актуальностью адресов, сведений об избирательных комиссиях субъектов Российской Федерации, о законодательных и исполнительных органах государственной власти субъектов Российской Федерации, их руководителях, политических партиях и их лидерах осуществляет Управление организации избирательного процесса; о федеральных органах государственной власти и иных федеральных государственных органах, их руководителях - Управление организационного и документационного обеспечения; о средствах массовой информации и их руководителях - Управление общественных связей и информации; о правильности адресов иностранных посольств в Москве, адресов международных организаций - Управление внешних связей.

5.14. Отправка из ЦИК России документов производится отделом прохождения документов ежедневно с 9 до 18 часов (в пятницу до 17 часов) кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Документы, переданные для отправки до 17 часов (в пятницу до 16 часов), оформляются в тот же день, остальные - на следующий рабочий день.

В период между федеральными избирательными кампаниями исходящие документы отправляются фельдъегерской связью по Москве до 15 часов текущего рабочего дня, в другие субъекты Российской Федерации - один раз в неделю по средам. Отправка документов в иные сроки осуществляется по разрешению секретаря ЦИК России на основании докладной записки.

Отправка исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным Председателем ЦИК России.

5.15. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно и передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком городских маршрутов фельдъегерей.

5.16. Документы без отметок оформляются по мере поступления в отдел прохождения документов и передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

5.17. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются отделом прохождения документов через почтовое отделение связи заказными письмами.

В организации, расположенные не на территории административных центров субъектов Российской Федерации (кроме Москвы и Санкт-Петербурга), документы отправляются также заказными письмами.

5.18. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, художественная, учебная, научная и иная литература, периодические издания, аудио- и видеокассеты, CD-диски к отправке не принимаются.