2. Регистрация и учет письменных обращений граждан

2.1. Все поступившие обращения граждан, включая рапорты военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы МЧС России по личным вопросам, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления <*>. В случае поступления обращений в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней.

--------------------------------

<*> Часть 2 статьи 8 Закона.

2.2. С целью приема обращений непосредственно от граждан в центральном аппарате МЧС России, территориальных органах, воинских частях и организациях МЧС России в доступных для граждан местах устанавливаются специальные ящики для приема обращений. Выемка корреспонденции из ящиков производится сотрудником подразделения делопроизводства не реже двух раз в день.

2.3. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) работниками подразделения делопроизводства проверяется правильность его адресования. Ошибочно присланные почтовые отправления возвращаются на почту невскрытыми.

2.4. Все конверты, направленные гражданами в адрес МЧС России, территориальных органов, воинских частей и организаций МЧС России, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат вскрытию с соблюдением Правил работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрения на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей (приложение N 1 к настоящей Инструкции).

При обнаружении подозрительного конверта составляется акт по форме, указанной в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

2.5. После вскрытия конверта проверяется наличие в нем письменных вложений. В случае отсутствия в конверте вложения, либо обнаружения недостачи упоминаемых автором документов, составляется акт по форме, указанной в приложении N 3 к настоящей Инструкции. В учетные формы вносятся соответствующие отметки.

Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после истечения срока хранения обращения.

2.6. Учет обращений осуществляется в журнале учета письменных обращений граждан (приложение N 4 к настоящей Инструкции), или при помощи карточек учета письменных обращений граждан (приложения N 5 и N 6 к настоящей Инструкции), либо в электронной базе данных. Применяемая автоматизированная система учета обращений граждан должна обеспечивать проверку обращений на повторность, надежное хранение не менее пяти лет всех без исключения сведений об обращениях, а также подсчет и обобщение статистических данных.

2.7. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету, являются:

дата регистрации;

регистрационный номер;

сведения о повторности обращения;

фамилия и инициалы автора обращения, его адрес (или название организации), исходящий номер и его дата (если имеется);

краткое содержание обращения;

фамилия и резолюция должностного лица, рассмотревшего обращение, название структурного подразделения и (или) фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);

дата и результаты рассмотрения обращения;

сведения о постановке на контроль;

сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

2.8. В учетных формах предусматривается графа "Примечание" для внесения дополнительных сведений об обращении.

2.9. Сведения о сути обращения и результатах его разрешения, внесенные в учетные формы, должны быть конкретными и носить информативный характер.

2.10. При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления обращения и учетный номер, состоящий из буквенного индекса "Г" и порядкового номера. Например: Г-25.

В случае, если обращение поступило в качестве приложения к сопроводительному письму из организации или от должностного лица, регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

2.11. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в учетных формах и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения делается пометка "повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или автор не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по разным вопросам повторными не являются.

2.12. Коллективные обращения граждан регистрируются в общем порядке, в учетные формы вносятся первые две-три разборчиво указанные фамилии, первой указывается фамилия того автора, в адрес которого просят направить ответ. В учетных формах в графе "Примечание" проставляется отметка "коллективное" и указывается общее количество обратившихся граждан.

2.13. В обращении гражданина в обязательном порядке должны быть указаны либо наименование организации, в которую направляется письменное обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица или его должность, а также фамилия, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, изложена суть предложения, заявления или жалобы, проставлены личная подпись заявителя и дата <*>.

--------------------------------

<*> Часть 1 статьи 7 Закона.

Письменные обращения, в которых не указаны фамилия автора и почтовый адрес (далее - анонимные обращения), по которым должен быть направлен ответ, регистрируются в общем порядке, в учетных формах в качестве автора указывается отметка "анонимное". После рассмотрения анонимного обращения соответствующим должностным лицом оно направляется в дело. Ответ на анонимное обращение не дается.

Анонимные обращения, содержащие сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежат направлению в правоохранительные органы или другой государственный орган в соответствии с их компетенцией, о чем в учетных формах делается соответствующая отметка.

2.14. Обращения, некорректные по содержанию или изложению, а также текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

2.15. Для приема обращений в форме электронных сообщений (Интернет-обращений) применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями. Интернет-обращение распечатывается на бумажный носитель, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в порядке, установленном настоящей Инструкцией.